URGENISITAS PUBLIC SPEAKING BAGI SEKRETARIS
BAB I
PENDAHULUAN
Dewasa ini, eksistensi
dan fungsi dari seorang sekretaris di dalam sebuah organisasi atau perusahaan,
tidaklah dapat dipandang sebelah mata. Apabila
diibaratkan sebuah mesin, maka sekretaris merupakan komponen penting
yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu
secara keseluruhan.
Tugas dari seorang
sekretaris sangatlah kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai
dengan baik, maka akan berpengaruh langsung terhadap kelancaran pekerjaan
pimpinan. Oleh sebab itu, untuk menjadi
seorang sekretaris profesional kualifikasi yang harus dipenuhi tidaklah mudah.
Kualifikasi tersebut antara lain yaitu syarat pengetahuan,
syarat keterampilan dan syarat kepribadian.
Sesungguhnya, sekretaris mempunyai
kedudukan yang unik dalam perusahaan. Hal ini terlihat dari pekerjaan seorang
sekretaris yang terkadang menjadi wakil atasannya dalam menghadapi khalayak umum
seperti bertindak sebagai PR (Public Relation) perusahaan ataupun sebagai wakil
dari atasannya untuk menjelaskan sesuatu kepada karyawan ataupun masyarakat
umum. Di lain kesempatan, dalam acara-acara yang diselenggarakan perusahaan
seperti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), acara ulang tahun perusahaan dan
lain-lain, seorang sekretaris bisa bertindak sebagai pembawa acara (MC). Sehubungan dengan hal tersebut seorang
sekretaris perlu dibekali kemampuan Public
Speaking yaitu kemampuan bagaimana cara menghadapi dan berbicara dengan efektif
didepan umum.
Public
Speaking sendiri sebetulnya termasuk dalam
kategori syarat keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
profesional. Hal ini dikarenakan
disadari atau tidak, pembawaan diri serta keterampilan seorang sekretaris saat
berbicara di depan publik dapat berpengaruh langsung terhadap citra dari
perusahaan tempat dimana ia bekerja. Berdasarkan paparan di atas, maka penulis
akan membahas secara mendalam perihal Public
Speaking sebagai salah satu cara seorang sekretaris dalam menjaga
eksistensinya di dunia perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi
Public Speaking
Public Speaking
adalah seni berbicara di depan umum atau publik tentang suatu hal atau topik
tertentu secara lisan, dengan tujuan mempengaruhi, mengajak, mendidik, mengubah
opini, memberikan penjelasan dan memberikan informasi.
Public
Speaking yang berhasil,
ditentukan oleh empat faktor penting,
yaitu dengan "Mengatasi Hambatan Kepribadian", "Penggunaan
Body Language Secara Tepat",
"Metode Penyampaian
yang Sistematis dan Tepat Sasaran", serta "Penggunaan Alat Peraga." Selain itu, tentu
saja diperlukan persiapan yang mantap, pelaksanaan yang meyakinkan, feeling
dan finishing touch yang manis.
(Yulianita Neni, 2003:7)
B.
Alasan
mempelajari Public Speaking
Setiap
hari secara normal, seseorang akan mengeluarkan puluhan ribu kata dan lebih
dari 80 % apa yang dikeluarkannya akan mempengaruhi kehidupan orang tersebut.
Pada
era ini, setiap hari dalam segala bidang kehidupan ( keluarga, relasi bisnis,
organisasi sosial, hubungan antar sesama, hubungan percintaan dan lainnya )
tidak lepas dari yang namanya berbicara dua arah. Semakin terampil seseorang
berbicara, baik secara personal maupun di depan umum akan semakin melejitkan
kualitas hidupnya dalam berbagai aspek kehidupan.
Hal
ini jugalah yang menjadi alasan seorang sekretaris wajib untuk mempelajari Public Speaking, karena seorang
sekretaris dalam pekerjaannya akan selalu berhubungan dengan orang lain, baik
internal maupun eksternal perusahaan.
Sehingga, apabila seorang sekretaris memiliki kemampuan Public Speaking yang baik, maka
diharapkan proses berkomunikasi dapat berjalan lancar sehingga meminimalisir
kemunculan apersepsi. Selain itu,
pembawaan dan keterampilan berbicara yang baik pada diri seorang sekretaris,
secara tidak langsung menjadi cerminan baik buruknya perusahaan tersebut.
C.
Tujuan
dari Public Speaking
Tujuan dari kegiatan Public Speaking dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
1.
Sebagai pemberi informasi dimana seseorang pada tahap ini
hanya memberikan pesan tanpa meminta feedback dari receiver (penerima pesan).
2.
Sebagai orang yang berusaha mempengaruhi (influence) yakni
untuk mengarahkan atau membentuk sikap seseorang sesuai dengan apa yang ingin
sang influecer, ditahap ini khayalak menjadi patuh pada apa yang disampaikan
oleh penyampai pesan.
3.
Sebagai orang yang berusaha agar orang lain ikut
berpartisipasi (participated in) yakni pesan yang disampaikan bertujuan untuk
diikuti atau menjadi panutan bagi orang lain yang mendengar dan mengamati.
Dalam hal ini public speaker menjadi panutan bagi khayalak.
4.
Berbicara di depan umum mempunyai berbagai
tujuan sesuai dengan kebutuhan yaitu untuk menyampaikan informasi, memotivasi,
membujuk dan mempengaruhi orang lain, mencapai saling pengertian dan
kesepakatan.(http://optimispublicspeaker.wordpress.com/2011/04/27/pengertianpublicspeaking/)
D.
Pedoman
Berbicara di Depan Publik
1.
Kunci awal berbicara
di depan publik
a)
Usahakan Saudara
terlihat oleh audience. Sehingga, para
audience dapat memfokuskan diri dan berkonsentrasi terhadap apa yang akan
Saudara sampaikan.
b)
Pastikan suara Saudara
terdengar oleh seluruh audience sehingga audience dapat menerima informasi yang
Saudara berikan dengan baik dan jelas
c)
Lakukan kontak mata,
hal ini bertujuan agar para audience diperhatikan keberadaannya oleh Saudara
d)
Jangan
tegang/menunduk, senyumlah dan tatap pendengar
2.
Berbicara efektif dan
menarik
a)
Membangun rapport
(hubungan) dengan audiens. Hal ini dapat dilakukan dengan cara berbagi
identitas diri, membangun pengalaman yang positif, cross-matching harapan dan
nilai dari audiens serta memunculkan humor yang sehat.
b)
Menarik perhatian
serta minat dari audiens. Cara yang
dapat dilakukan yaitu dengan menghubungkan antara topik dengan audiens,
sampaikan pentingnya topik yang Saudara sampaikan, kejutkan audiens dengan
hal-hal yang tak terduga, bangkitkan keingintahuan audiens, mengajukan
pertanyaan kepada audiens serta mengawali pembicaraan dengan kutipan.
c)
Cara penyampaian
gagasan. Sampaikan ide Saudara dengan
antusias dan bahasa yang digunakan sebaiknya disesuaikan dengan audiens serta
melibatkan audiens yang ada. Selain itu,
menggunakan alat bantu yang sesuai sehingga dapat menarik minat audiens, dan
tidak lupa untuk diselingi dengan humor, cerita atau bahkan puisi.
d)
Mendayagunakan suara. Sampaikan ide dengan volume suara yang dapat
didengar oleh seluruh audiens, pilih kata yang tepat, pelafalan yang jelas dan
intonasi yang sesuai. Penggunaan suara
lantang dan lirih yang baik serta memvariasikan kecepatan bicara untuk
meningkatkan kepentingan pesan yang ingin Saudara sampaikan.
e)
Gerakan tubuh haruslah
natural, dengan menggunakan gerakan tangan, langkah kaki, serta ekspresi wajah
untuk memperkuat arti dari informasi yang Saudara sampaikan
f)
Melibatkan audiens,
sehingga dapat saling memberi feedback.
3.
Mengakhiri pembicaraan
a)
Simpulkan pembicaraan,
sehingga audience dapat menangkap informasi yang Saudara berikan secara
eksplisit.
b)
Akhiri dengan mengutip
kata-kata bijak yang sesuai dengan tema Saudara
c)
Membuat pertanyaan
yang dramatis
d)
Jika ide Saudara
berupa ajakan, maka berilah semangat kepada audiens untuk melakukannya. (http://indosdm.com/public-speaking-pedoman-berbicara-di-depan-publik)
BAB III
KESIMPULAN
Dari berbagai paparan di atas, maka
dapat disimpulkan bahwa untuk menjadi seorang sekretaris yang handal diperlukan
3 syarat utama, yaitu syarat pengetahuan, syarat keterampilan dan syarat
kepribadian.
Salah satu kompetensi dari syarat
keterampilan adalah Public Speaking. Keterampilan Public Speaking bagi seorang sekretaris merupakan kunci utama
kesuksesan mereka dalam berbicara di khalayak umum, khususnya saat menjalankan
tugas sebagai seorang sekretaris.
Sebagai contoh pada saat bertindak sebagai PR (Public Relation)
perusahaan ataupun sebagai wakil dari atasannya untuk menjelaskan sesuatu
kepada karyawan ataupun masyarakat umum. Atau ketika bertindak sebagai pembawa
acara (MC) dalam acara-acara yang diselenggarakan
perusahaan.
Kapabilitas seorang sekretaris dalam Public Speaking, tentu akan berpengaruh
pada pandangan orang terhadap perusahaan ditempat ia bekerja. Apabila seorang sekretaris dapat
berkomunikasi di depan umum dengan baik, maka image yang tercipta serta respon
yang diberikan untuk perusahaannya adalah positif, namun sebaliknya apabila
komunikasi di depan umum tersebut tidak berjalan dengan baik, maka image dari
perusahaannya dan respon yang diberikan cenderung negatif. Itulah sebabnya, mengapa dewasa ini kemampuan
Public Speaking bagi seorang
sekretaris wajib dimiliki dan dikuasai dengan baik.
Daftar Pustaka
Diakses
dari http://indosdm.com/public-speaking-pedoman-berbicara-di-depan-publik pada
tanggal 16 April 2012 pukul 03.42 WIB
Diakses dari http://optimispublicspeaker.wordpress.com/2011/04/27/pengertian publicspeaking/ pada tanggal 15 April 2012 pukul 20.23
WIB
Yulianita, Neni. 2003.
Dasar – dasar Public Relation. Pusat Penerbitan Universitas (P2U).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar