Pemecahan Masalah Dalam Manajemen Perkantoran

PEMECAHAN MASALAH DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

Konsep manajemen adalah penting untuk setiap organisasi serta setiap bab dalam buku ini. Bab 1 memperkenalkan Anda untuk mempelajari manajemen sebagai suatu proses manusia yang kompleks. Bangunan dasar ini bagian utama dari manajemen, bab 2 dijelaskan prinsip-prinsip dan praktek organisasi yang harus diterapkan jika manajemen menjadi efektif. Jadi , sebuah karya dasar atau rangka telah dibangun untuk memahami bagaimana proses manajemen bekerja di semua jenis organisasi.

Proses manajemen memiliki peran khusus untuk dilakukan di kantor, yang bertanggung jawab untuk mengelola informasi yang dibutuhkan perusahaan. Di zaman kompleks ini meningkatnya persaingan internasional, keprihatinan besar bagi kebutuhan manusia, dan kemampuan memanfaatkan cara yang lebih efisien untuk mengotomatisasi pekerjaan kantor, banyak tantangan serius menghadapi manajer kantor. Nyatanya, tantangan ini merupakan masalah yang harus dipecahkan berdasarkan informasi yang handal dan membuat suara keputusan.

Keaadaan, masalah yang dihadapi organisasi universal dasar masing-masing menemukan cara yang efektif untuk memenuhi tujuan. pada kuartal terakhir abad kedua puluh, profesi manajemen telah terpusat perhatiannya pada topik produktivitas sebagai tujuan utama yang harus dipenuhi. Jadi, karena penyebaran membuthkan pemahaman masalah jadi manajer bisa dating memecahkan masalah lebih baik, bab ini membahas secara rinci proses pemecahan seluruh masalah. termasuk adalah penjelasan tentang tanggung jawab manajer untuk memecahkan masalah, sebuah diskusi tentang konsep produktivitas sebagai masalah penting di kantor; pedoman untuk memecahkan masalah manusia, ekonomi, system dan ringkasan masalah daerah umum OM yang harus diwaspadai.

Untuk menyatukan diskusi dari proses pemecahan masalah, ilustrasi rinci dari masalah kasus disediakan. Baik pemikiran umum yang terlibat dalam diagnosis masalah dan pekerjaan khusus yang diperlukan untuk menganalisis dan memecahkan masalah yang dibahas. Penyampaian ini harus sangat berguna dalam menyelesaikan akhir-tugas bab dalam buku ini dan tugas-tugas terkait yang diberikan oleh instruktur Anda yang lebih penting, bagaimanapun, materi dalam bab ini harus memiliki nilai pratical untuk memecahkan masalah dalam hidup Anda, baik di dalam dan di luar pekerjaan.

                              

PEMECAHAN MASALAH: TANGGUNG JAWAB DASAR MANAJER

Setiap karyawan (manajer, atasan atau bawahan) penilaian utama dari kemampuannya untuk mengatasi masalah. Pada kenyataannya, semua fungsi mangerial perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan dapat dianggap dalam cara yang luas sebagai daerah masalah. manajer bertanggung jawab untuk memecahkan banyak masalah dasar fungsional, seperti berikut:

1.        Pengaturan tujuan yang tepat.

2.        Mengorganisir karyawan, peralatan, dan ruang untuk memenuhi tujuan tersebut

3.        Mengarahkan dan mengawasi tenaga kerja secara produktif.

4.        Menempatkan ke dalam sistem tempat dan prosedur untuk memastikan bahwa tingkat produktivitas yang tinggi dipertahankan.

Pemecahan masalah adalah keterampilan manajerial. Melibatkan pemahaman tentang sifat dan jenis tanggung jawab yang dihadapi manajer. Lebih lanjut, pemecahan masalah memerlukan kemampuan untuk mengikat orang bersama-sama tujuan organisasi dengan kemampuan untuk merencanakan, mengatur, dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Kemampuan memecahkan masalah harus dikoordinasikan di antara orang-orang dan departements, yang memerlukan kemampuan untuk memahami, berkomunikasi, dan bekerja sama dengan orang-orang.Tanpa kemampuan dan keterampilan mereka menggunkannya untuk mampu menghasilkan solusi bekerja, manajer tidak dapat memecahkan masalah.

Masalah bagi AOMs datang dalam berbagai bentuk dan ukuran, sering menyamar dan bahkan diabaikan. Karena AOMs dihadapkan dengan berbagai masalah untuk memecahkan, mereka perlu menggunakan berbagai teknik pemecahan masalah. Sering, ada orang yang memecahkan masalah secara intuitif menggunakan firasat didasarkan pada akal sehat dan pengalaman,tanpa pelatihan formal. Orang lain tanpa bawaan seperti "keterampilan" yang tidak begitu beruntung, sehingga dengan kegagalan untuk memecahkan masalah, mereka maju perlahan-lahan pada pekerjaan mereka atau tidak maju sama sekali. Kedua jenis individu bisa mendapatkan keuntungan dari sebuah pelajaran tentang proses pemecahan masalah, yang dimulai dengan mendefinisikan konsep dari masalah.

Definisi masalah

Untuk memahami konsep masalah seperti yang digunakan di kedua cara umum dan khusus, definisi umum berikut istilah disediakan:

1.         Sebuah masalah adalah pertanyaan yang harus dijawab. contoh pertanyaan Seperti itu adalah:

Bagaimana keakuratan operator pengolah kata akan memperbaiki?

Seberapa baik manajemen berkomunikasi kepada karyawan?

Dalam Departemen apa biaya operasi kantor dapat dipangkas?

2.         Dalam pengertian umum, akademik, masalah dianggap sebagai perbedaan antara     (kondisi sekarang) dan apa yang diinginkan (tujuan). dengan cara yang sama, masalah dapat dianggap sebagai perbedaan antara apa yang diketahui dan yang tidak diketahui, tetapi yang diinginkan. (Lihat gambar 3-1, yang menunjukkan dalam bentuk yang sangat umum definisi yang luas dari masalah). Contoh dari pandangan yang luas dari masalah adalah:

Perbedaan antara jumlah sebenarnya surat yang diproduksi di kantor dan standar (atau kuota) produksi yang ditetapkan oleh OM.

Perbedaan antara omset karyawan kantor di perusahaan (fakta diketahui) dan omset kelompok ini dalam perusahaan yang bersaing (informasi yang tidak diketahui, tetapi yang diinginkan).

Kebanyakan orang menganggap definisi 1 yang menanyakan pertanyaan-dari yang sederhana dan mudah digunakan. untuk alasan ini, negara ments masalah negara seperti yang ditemukan dalam definisi 2 sering direvisi ke dalam bentuk pertanyaan. misalnya, contoh pertama untuk definisi 2 dengan mudah dapat diubah menjadi sebuah pertanyaan seperti:

Apa perbedaan antara jumlah surat diproduksi di departement penjualan dan jumlah yang diharapkan dari juru ketik rata-rata operator pengolah kata?

Juru ketik yang terlibat juga masalah negara yang akan dipecahkan dalam bentuk pertanyaan yang lebih pribadi:

Berapa banyak surat lagi yang saya harus ketik untuk memenuhi kuota saya?
Berapa cepat harus saya ketik untuk dianggap sebagai pekerja rata-rata?

Pertanyaan masalah tersebut dapat dijawab dengan mendapatkan catatan produksi dan dengan membandingkan jumlah tersebut dengan standar yang ditetapkan oleh manajer kantor. Perbedaan antara kedua jumlah mewakili varience, yaitu, tingkat masalah. Sebuah masalah yang jauh lebih sulit untuk dipecahkan lagi dinyatakan dalam bentuk pertanyaan, bagaimana bisa memotivasi manajer kantor juru ketik untuk meningkatkan produksi mereka dalam rangka untuk memenuhi kuota pekerjaan mereka?

Masalah kantor biasanya terdiri dari dua jenis. Tipe pertama melibatkan kehancuran, penghapusan, atau penahanan sesuatu yang hadir tapi sekarang yang diinginkan, seperti: kondisi sekarang atau kondisi - tidak sama atau tidak setuju dengan keadaan yang diinginkan atau kondisi (tujuan), absensi, kebisingan mengetik, akurat dan pekerjaan akuntansi, atau moral yang buruk. Jenis kedua dari masalah kantor melibatkan sesuatu yang tidak hadir, tapi yang diinginkan. Contoh dari jenis masalah yang membuat teman-teman, mencapai peringkat kinerja tinggi sebagai pengawas kantor, atau menerima promosi pangkat dan kenaikan besar dalam gaji. Semua masalah yang diidentifikasi dalam buku ini jatuh ke dalam satu atau yang lain dari dua jenis masalah, seperti halnya semua masalah di kantor.

Manajer pelatihan kantor mempertimbangkan masalah sumber hadir atau diantisipasi ketidakpuasan yang lebih diinginkan alternatif yang ada. Jika manajer dihadapkan dengan sejumlah keadaan yang tidak diinginkan yang tidak dapat mereka kendalikan, seperti biaya tinggi tertular ruang sangat dibutuhkan, maka masalah tidak ada. Keadaan seperti itu adalah bagian dari lingkungan eksternal perusahaan. Manajer tidak perlu membuang-buang waktu mereka pada kondisi mereka tidak dapat merubah.

Pemecahan Masalah dan Produktivitas

Masalah di tempat kerja memiliki dampak langsung pada kuantitas dan kualitas staf pekerjaan kantor yang diproduksi. Untuk alasan ini, produktivitas kantor telah menjadi faktor utama dalam perjuangan ekonomi melawan inflasi dan biaya operasional kantor.

Produktivitas mengacu pada rasio antara sumber daya yang digunakan oleh perusahaan (jam kerja, modal, mesin dan peralatan, bahan baku seperti informasi, dan energi) dan apa bisnis perusahaan yang sama menyadari dari penggunaan sumber daya. Atau, sebagai ekonom mendefinisikannya, produktivitas adalah menciptakan kekayaan bersih setelah dikurangi input (sumber daya yang disebutkan di atas) dan kegiatan kinerja (kegiatan yang diperlukan untuk memproses pekerjaan) dari output atau hasil.

Konsep produktivitas diilustrasikan dalam Gambar 3-2. Sebagai pengaruhnya, maka didefinisikan kanator yang produktif sebagai salah satu yang menghasilkan nilai output melebihi biaya input dan biaya kegiatan kinerja atau kegiatan pengolahan.

dalam beberapa dekade terakhir, telah terjadi pergeseran dramatis dalam kegiatan pekerjaan kantor tenaga administrasi manual menjadi pengolahan data dan layanan otomatisasi terkait. Dengan perubahan ini maka muncullah gaji yang lebih tinggi yang menaikkan biaya operasional kantor kecuali ada perubahan peningkatan yang sesuai dalam output dari para pekerja. Pada saat yang sama, biaya jarak dan energi melambung tinggi, peraturan pemerintah yang membebankan, yang meningkatkan jumlah dokumen.

Mengukur output dari staf kantor adalah sulit karena banyak dari pekerjaan ini adalah mental dan karena itu tidak berwujud di alam. Namun, kebanyakan survei menunjukkan bahwa sebagian besar output untuk setiap jam bekerja di kantor telah menurun sehungga biaya tenaga kerja meningkat. Ini berarti bahwa pekerja kantor menghasilkan kurang sambil mendapatkan gaji yang lebih tinggi. Ini berarti bahwa pekerja kantor menghasilkan kurang dan mendapatkan upah yang lebih tinggi. Untuk tingkat lebih rendah, situasi ini ada di pabrik, di mana ada kebutuhan untuk meningkatkan harga barang dan jasa untuk menutupi biaya produksi yang meningkat. Namun, jika tingkat produktivitas dapat ditingkatkan-yaitu, jika unit kerja dapat memproduksi lebih (banyak) dalam jangka waktu tertentu dibandingkan terhadap harga sumber daya dalam perekonomian, maka produktivitas akan meningkat. Hal ini pada gilirannya mengurangi biaya pekerjaan tangan dan tak lama harga yang dibebankan untuk produk dan jasa.

Manajer kantor administratif sendiri memiliki sedikit kontrol atas beberapa sumber daya yang digunakan di kantor Sebagai contoh, biaya energi ditetapkan di luar perusahaan, harga furnitur dan peralatan juga ditentukan oleh produsen dan pemasok, dan upah beberapa pekerja kantor secara langsung dipengaruhi oleh kurs yang berlaku di masyarakat.

Untuk membantu Manajemen Perkantoran, upaya yang lebih besar diperlukan untuk meningkatkan produktivitas. Salah satu contoh luar biasa dari upaya nasional seperti disediakan oleh pusat produktivitas Jepang, yang diciptakan pada tahun 1955. Pusat ini menawarkan berbagai layanan untuk perusahaan Jepang dan warga negara dalam rangka meningkatkan produktivitas di negara mereka.  Di Amerika Serikat banyak pusat yang tidak-untuk-profit (nirlaba) telah dibuat untuk mempelajari produktivitas dan kualitas kehidupan kerja. Yang paling bergengsi adalah Pusat Produktivitas Amerika di Houston, Texas, yang didanai oleh pengusaha besar perusahaan Amerika. APC terlibat dalam penelitian tentang peningkatan produktivitas dan mendistribusikan informasi mengenai temuan-temuan melalui kursus singkat dan publikasi.

Dalam sebuah studi, APC telah mempelajari masalah-masalah (menyelidiki) produktivitas tenaga kerja, yang menjadi perhatian utama bagi Administrative Office Management (Manajemen administrasi perkantoran). Dalam studi nasional tahun 1980. 1.000 pekerja kantor dan manajer dari 122 perusahaan diminta untuk menjawab pertanyaan, “Bagaimana tenga kerja  meningkatkan produktivitas tanpa mengorbankan kualitas kehidupan kerja?”. Meskipun temuan dari studi ini perlu dipertimbangkan, keterbatasan ruang mencegah mereka untuk disertakan. Apa yang lebih penting untuk bab ini, adalah seperangkat asumsi yang dibuat oleh APC sebelum memulai penelitian. Gambar 3-3 menguraikan asumsi-asumsi kunci yang dibuat oleh PCA dengan fitur utama dari masing-masing. Daftar ini menyediakan panduan yang berguna untuk Manajemen administrasi kantor (AOM) yang sedang mempelajari masalah produktivitas di kantor.

Asumsi tentang produktivitas tenaga kerja	Keistimewaan utama dalam asumsi
1.     Peningkatan produktivitas tergantung pada integrasi orang, alat, dan tempat-tempat	1.         Pengembangan sumber daya manusia, sistem kantor (yang) otomatis dan desain lingkungan
2.     Bekerja berarti lebih dari judul (jabatan). Ini adalah sifat dari pekerjaan adalah penting.	2.         Keadaan orang-orang yang saling bergantung,  rutinitas atau variasi dalam pekerjaan (atau variasi dalam rutinitas kerja)
3.    Peningkatan produktivitas berarti pengiriman (memberikan) yang lebih baik dari produk dan jasa	3.          Kualitas output yang dihasilkan dari koordinasi dari pekerjaan manajer, supervisor dan bawahan lebih penting daripada efisiensi individu
4.    Produktivitas hasil dari keseimbangan antara efisiensi dan efektivitas	4.          Efektivitas berpusat pada banyak faktor seperti ketepatan waktu ddan kualitas dari pelayanan oleh penyaji; efisiensi berpusat pada penurunan harga
5.    Produktivitas berkaitan dengan kualitas kehidupan kerja	1.         Kepuasan kerja tergantung pada lingkungan kantor dan kinerja bekerja (prestasi bekerja) tergantung pada bagaimana pekerja merasa (perasaan pekerja) pada akhir hari kerja.

Proses Pemecahan Masalah

memecahkan masalah adalah pekerjaan yang universal. Di dalam dan di luar pekerjaan, individu menghadapi masalah kecil dan besar: masalah pribadi dan sosial, dan isu-isu budaya, ekonomi dan politik. Banyak dari masalah ini saling terkait. Sebagai contoh, pekerja berpengalaman setuju bahwa laporan politik kantor untuk masalah-masalah pribadi di tempat kerja, beberapa di antaranya dapat ditelusuri dengan kondisi di rumah. Dan masalah  dengan  mencapai tingkat akurasi yang tinggi di kantor korespondensi mungkin berasal dari kurangnya minat, sikap-sikap buruk, dan keterampilan yang tidak memadai pada bagian dari karyawan kantor.

Biasanya masalah ini tidak  "tiba" di atas meja dari manajemen perkantoran  dalam bentuk  yang sebelumnya telah diatur, (permasalahan belum dalam bentuk sudah teratur dan tidak terprediksi), (namun) siap-untuk-diselesaikan. Sebaliknya Manajemen Perkantoran menemukan (situasi) tidak diatur, tidak teratur, situasi konflik yang melibatkan perasaan sensitif pegawai dan informasi yang mungkin baik yang relevan atau tidak relevan dengan masalah. Akan ada pandangan faktual dan pandangan menyimpang mengenai cara kantor tersebut mengerjakan tugas pekerjaan kantor dan gagal dalam pekerjaan. Karena ada keadaan yang khas disekitar bagian masalah, penting bahwa pendekatan yang sistematis, logis, dan tidak menyimpang diambil oleh pemecah masalah. Dengan pendekatan ini, pikiran terbaik dan paling adil dibawa untuk menanggung masalah dan dengan demikian memastikan bahwa solusi yang paling tepat akan menghasilkan.

Di permukaan, tampaknya bahwa ada berbagai jenis dan bentuk masalah, akan tetapi, hanya situasi di mana mereka terjadi adalah berbeda (yang membuat berbeda). . Untuk contoh, terlalu mahal untuk menghasilkan salinan laporan untuk departemen selama periode satu tahun, dimana banyak karakteristik umum yang sama seperti masalah ruang yang tersedia terlalu kecil untuk kenyamanan, kinerja yang efisien di kantor. Kedua situasi (tersebut), ketika hati-hati dipelajari menunjukkan bahwa kondisi sekarang gagal untuk memenuhi kondisi yang diinginkan bahwa pemecah masalah harus menentukan sejauh mana perbedaan yang terjadi antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan. Setelah selesai, orang dapat menemukan beberapa cara spesifik menghilangkan hambatan antara kedua kondisi (tersebut).

Sederhananya, proses pemecahan masalah adalah sama untuk kedua situasi dan untuk semua situasi pemecahan masalah lainnya. Sifat dari masalah yang pertama harus dipahami dan pemahaman yang berubah menjadi tindakan sebagai rincian tentang masalah khusus dijelaskan. Oleh karena itu, pendekatan umum dan sistematis untuk memecahkan masalah diperlukan, dengan memperhitungkan secara tegas mengenai lingkungan di mana masalah terjadi dan frekuensi kesulitan orang-orang dalam menghadapi masalah. Masing-masing topik ini dibahas dalam bagian ini bersama dengan beberapa pedoman dasar untuk memecahkan segala macam masalah.

Pemecahan Masalah Lingkungan

Memecahkan masalah lingkungan termasuk kondisi tentang masalah dan faktor-faktor tertentu yang terlibat secara langsung dalam larutan. beberapa faktor ini dapat dikontrol oleh AOM dan orang lain tidak bisa. Fitur utama dari lingkungan ini dibahas di bawah ini.

Latar Belakang Budaya

Karena masalah harus diselesaikan oleh orang-orang, latar belakang setiap individu memainkan peran penting dalam memecahkan masalah. Orang yang lahir dan dibesarkan di daerah pedesaan sering mengembangkan nilai-nilai yang sangat berbeda dari orang-orang yang tinggal di daerah metropolitan. Kelompok etnis dengan latar belakang yang berbeda membawa sikap yang sangat berbeda dan nilai-nilai di tempat kerja. Untuk menggambarkan dalam menjawab pertanyaan, “siapa yang akan Anda simpan (ibu, istri, atau anak Anda) jika Anda dapat menyimpan satu orang dari perahu terbalik?” hampir semua anggota audiens memilih ibu timur tengah karena mereka mengatakan, dia adalah satu-satunya yang tidak bisa diganti. Pada saat yang sama, sekelompok americans yang sebanding akan menyelamatkan anak. Perbedaan latar belakang budaya dan tempat umum untuk memiliki pengaruh yang kuat pada pemecahan masalah di tempat kerja.

Sikap Manusia

Budaya latar belakang individu yang bertanggung jawab untuk mengembangkan sikap bahwa setiap pekerja dan manajer bawa ke pekerjaan. Termasuk sikap pemecahan masalah penting dari faktor bekerja melawan sikap mereka sendiri terhadap pekerja lain, termasuk atasan dan bawahan dan sikap terhadap pekerjaan. Sikap adalah pandangan mental yang kompleks dikembangkan dan diperkuat melalui bertahun-tahun dan, sebagai hasilnya, sulit untuk berubah.

Sikap manusia yang paling umum dan serius dalam memecahkan masalah adalah resistensi   terhadap perubahan. Studi menunjukkan bahwa resistensi terhadap perubahan hampir naluriah untuk melakukan sesuatu yang berbeda mengganggu cara nyaman berpikir dan bekerja.  Perubahan terlalu banyak melibatkan risiko, termasuk risiko kegagalan. Komentar berikut, yang sering terjadi dalam situasi pemecahan masalah di kantor, menunjukkan resistensi terhadap perubahan sikap;

·           ide bagus untuk beberapa perusahaan tapi bukan untuk kita

·           kita belum pernah melakukannya dengan selesai

·           itu hanya memenangkan jabatan

·           kita tidak punya waktu sekarang untuk mempertimbangkan gagasan bahwa

·           anggaran tidak akan mengizinkannya

·           kita belum cukup siap untuk gagasan seperti

·           tidak buruk, tetapi ide kantor kami berbeda

·           itu terlalu akademis kita berpikiran praktis di sini

·           Ide yang melibatkan terlalu banyak dokumen

·           itu bertentangan dengan kebijakan perusahaan

·           kita terlalu kecil atau terlalu besar untuk itu

·           biarkan bentuk komite untuk mempelajari ide

Umumnya menggunakan ekspresi seperti alasan untuk memveto ide dan menghindari tindakan yang akan mengakibatkan perubahan dalam personil, organisasi kerja, atau bekerja dalam sebuah prosedur kantor. Sikap negatif seperti efektif menghentikan kemajuan karena mereka adalah hambatan serius untuk memecahkan masalah. Di sisi lain, sikap positif yang berasal dari pikiran terbuka yang bersedia untuk mempertimbangkan saran-saran untuk perubahan akan menyebabkan peningkatan produktivitas, yang sangat penting untuk semua fungsi kantor. bagian halaman 72, berjudul ” kemampuan kreatif”, sikap positif dibahas secara lebih rinci.

Elemen Dasar Dari Masalah

Sebelum masalah dapat didefinisikan secara jelas, apalagi diselesaikan, semua elemen dasar dari masalah harus diidentifikasi. Elemen-elemen ini merupakan faktor penting dalam menyatakan apa masalah (atau perbaikan kondisi yang membutuhkan) adalah.

Elemen utama yang menyebabkan masalah di kantor adalah (1) personil, termasuk pembuat keputusan yang bertanggung jawab untuk memecahkan masalah, (2) ruang di mana pekerjaan kantor dilakukan, (3) mesin dan peralatan, (4) waktu untuk penyelesaian, (5) sistem dan prosedur yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, termasuk kontrol dan standar dan (6) sumber daya lainnya, termasuk lingkungan psikologis, informasi capitaleet tersedia untuk pelaksanaan pekerjaan. pemahaman unsur-unsur, tetapi juga pengetahuan tentang kondisi saat ini, keadaan yang diinginkan dan faktor terkait yang diperlukan untuk secara efektif mengatasi masalah kantor.

Kondisi Sekarang

Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam definisi masalah, masalah yang harus diselesaikan dapat dilihat sebagai suatu keadaan atau kondisi yang memerlukan perbaikan (seperti dalam kasus sistem yang ada, prosedur, atau sikap para pekerja). atau, masalahnya mungkin perlu untuk mendapatkan informasi yang valid pada subjek tentang yang kurang informasi. Contoh umum dari kondisi sekarang, yaitu, masalah kantor saat ini, adalah:

1.         Sikap-sikap buruk pekerja kantor

2.         Distribusi kerja yang tidak merata dalam kantor

3.         Kesulitan dalam menemukan catatan yang diminta dari file

4.         Pekerja bosan dengan apa yang disebut pengajuan tugas membosankan

5.         Terlalu banyak dokumen untuk ukuran staf

6.         Kegagalan staf untuk bekerja pada kecepatan yang wajar, yang mengarah ke produktivitas yang lebih rendah dari yang diharapkan

7.         Ketidakmampuan pengawas untuk mendelegasikan tugas-tugas

8.         Sedikit atau tidak ada pengukuran pekerjaan kantor dan, karenanya, masalah pekerja kompensasi atas kontribusi mereka terhadap pekerjaan yang dilakukan

Masing-masing kondisi ini dianggap masalah bila dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan dibahas dalam bagian berikutnya.

Keadaan yang Di inginkan

Biasanya, keadaan yang diinginkan atau kondisi yang disebut tujuan, sasaran, atau hasil yang diharapkan ke arah mana semua pekerjaan diarahkan. (Fungsi perencanaan yang mencakup tujuan organisasi pengaturan telah dibahas panjang lebar dalam bab 2, halaman 34.) Contoh tujuan umum adalah sebagai berikut :

1.         Meningkatkan produktivitas

2.         Mengurangi biaya kantor

3.         Penurunan ketidakhadiran

Untuk menjadi berguna, tujuan-tujuan ini harus diterjemahkan ke dalam tujuan yang lebih spesifik yang dapat mengukur pekerjaan kantor. misalnya, AOM dengan kantor supervisor dapat mengkonversi tujuan umum, kita telah melihat dalam tujuan spesifik berikut ;

1.         Meningkatkan produksi sebesar 10  persen tanpa peningkatan yang sesuai pada personil

2.         Mengurangi biaya kantor dengan  25 persen

3.         Penurunan ketidakhadiran di staf administrasi 5 persen

Jika, misalnya, AOM yang telah menetapkan tujuan spesifik untuk mengurangi biaya telepon sebesar 15 persen dari departemen, akan ada masalah jika pada akhir periode biaya telah meningkat sebesar 8 persen. kondisi sekarang kemudian akan melebihi keadaan yang diinginkan oleh 23 persen. Ini adalah jumlah yang mewakili perbedaan antara kondisi saat ini (meningkat 8 persen). masalah tersebut dapat dianggap sebagai terpecahkan ketika perbedaan dikurangi menjadi nol.

Beberapa masalah personel, seperti konflik kepribadian dan moral yang rendah, tidak meminjamkan diri untuk solusi yang dijelaskan dalam istilah kuantitatif. Hal ini benar karena mudah mengukur kondisi saat ini dan personil keadaan yang diinginkan, yang mencakup banyak kesulitan dalam memecahkan masalah manusia.

Faktor-faktor Terkendali dan Tidak Terkendali

Ketika membeli mobil, pembeli dapat mengontrol hal-hal seperti membuat dan model untuk membeli, yang aksesoris untuk memilih, dan apa rencana pembiayaan untuk memilih. faktor-faktor ini dapat kuantitatif, seperti jumlah pintu atau silinder, atau kualitatif, seperti jenis sarung jok. OMS, juga memiliki kontrol atas banyak faktor operatting di lingkungan mereka, seperti para pekerja yang dipekerjakan, kepada siapa pekerjaan didelegasikan, apa prosedur untuk desain untuk melakukan pekerjaan itu, apa yang membuat dan model mesin untuk membeli, dan apakah atau tidak untuk membeli perjanjian layanan pada mesin ini.

Dalam banyak kasus, namun, beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan oleh OM. Beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang mengharuskan semua peralatan kantor ditempatkan dalam kontrak layanan dan bahwa mesin ini dibeli secara eksklusif dari penjual. jam yang ditentukan oleh manajemen senior dan di mana OM adalah kontrol tidak juga dapat mempengaruhi staf kantor dan berkontribusi untuk masalah pekerjaan kantor. erat kaitannya dengan faktor-faktor terkendali keterbatasan yang dipaksakan pada fungsi dari kantor. Misalnya, besarnya anggaran untuk gaji dapat membatasi berapa banyak karyawan baru disewa untuk membantu mengurangi backlog kerja atau bagaimana rutin renovasi ruang sangat membutuhkan diijinkan. juga, ketika manajemen puncak memungkinkan tiga hari kerja penuh untuk mempersiapkan sebuah laporan utama yang siswa yang tidak mampu seminggu, "mengikat waktu" harus hati-hati dikelola jika pekerjaan harus diselesaikan waktu.

Kemampuan Memecahkan Masalah

Pemecah masalah yang baik membutuhkan pengetahuan tentang masalah dan latar belakang pada penyebab (masalah tersebut). Selain itu, pemecah masalah yang efektif memerlukan dua jenis kemampuan manusia; kreatif dan logis. Keduanya dibahas dalam bagian ini.

Kreativitas adalah sifat bawaan yang tidak terbatas pada seniman. Sebaliknya, kreativitas dalam setiap pekerja dan dianggap sebagai syarat mutlak untuk manajer yang inovatif dan staf kantor. Para pekerja kantor yang kreatif adalah orang yang bisa mengembangkan ide-ide yang berguna untuk memecahkan masalah. Seperti seseorang yang dapat memberikan banyak pilihan alternatif yang dapat menjadi jawaban untuk masalah tersebut. Dan ketika individu-individu kreatif bekerja bersama, masing-masing membantu mengumpulkan dana untuk ide-ide baru, seorang pekerja dapat sering “menumpang” pada ide orang lain, yang memperkaya proses pemecahan masalah secara keseluruhan.

Manajer menggunakan berbagai teknik untuk mengembangkan kreativitas pada karyawan mereka. Salah satu teknik adalah pengungkapan pendapat, dimana sekelompok (orang) pemecah masalah menciptakan puluhan ide dalam beberapa menit (lima puluh ide dalam lima menit bukan nomor yang luar biasa bagi sesi pengungkapan pendapat). Pengungkapan pendapat mensyaratkan  empat aturan yang harus diikuti:

1.         Menunda keputusan/pendapat, pada awalnya kelompok tidak berhenti untuk memutuskan apakah ide-ide tersebut berguna atau tidak.

2.         Keadaan bebas atau “menggantung bebas” tanpa terkait dengan orang lain

3.         Jangan menunggu ide untuk datang tetapi lebih baik mengembangkap ide lain yang diberikan terakhir kali (sehingga disebut proses “menumpang”)

4.         Target untuk kuantitas ide sebagai tujuan. dapat diputuskan dalam sesi evaluasi kemudian bahwa ide-ide berharga dan yang tidak.

Ide utama dibelakang pengungkapan pendapat adalah lebih banyak mengumpulkan pendapat, kesempatan yang terbaik untuk ide bagus.

Teknik lain untuk merangsang ide-ide adalah jatah ide, yang di mana sejumlah ide masih dibutuhkan dalam periode waktu yang dinyatakan, sehingga memaksa konsentrasi ekstrim dari karyawan. Teknik ketiga, hubungan paksa, Membutuhkan pemecah masalah untuk mempertimbangkan cara baru atas sesuatu yang sudah diketahui.  Topik yang terkenal ada dimana-mana, apabila pekerja hanya mengambil waktu untuk melihat topik dalam “cahaya” baru. 'Sebagai contoh, sekelompok pekerja diberi pertanyaan-pertanyaan berikut: Apa yang akan terjadi apabila anda mengkombinasi  meja kantor dengan empat laci file? Dalam menjawab pertanyaan ini, para pekerja dipaksa untuk melihat hubungan baru (meja terhubung ke file kabinet) terdiri dari item yang familiar ( sebuah meja dan sebuah file kabinet). Dari studi yang intensif mengenai hubungan, alternatif cara pandang menjadi berkembang, pada gilirannya, menjadi solusi alternatif untuk masalah.

Kreativitas dapat dipelajari apabila membuat usaha yang terus menerus dan memutuskan. Namun, ada banyak hambatan untuk diatasi, yang sebagian besar disebabkan oleh rasa takut. Sebagai contoh, kreativitas diblokir oleh rasa takut membuat kesalahan: takut dikritik, takut  'sendiri "(seseorang dengan ide baru yang kontroversial adalah minoritas dari satu), takut mengganggu tradisi, rasa takut kehilangan keamanan kebiasaan lama yang nyaman, dan rasa takut kehilangan rasa hormat dari kelompok. Ketakutan ini menghalangi kemajuan, mengalihkan energi kita dan mencegah kita dari mengambil langkah-langkah untuk mengembangkan ide-ide baru. Jadi rasa takut menghambat semangat kreativitas untuk memecahkan masalah dengan sukses. Namun, selama manajer dapat memotivasi karyawan untuk ingin mengembangkan ide-ide baru, sikap positif dapat dibangun-sikap yang pergi jauh ke arah menciptakan alternatif yang bermanfaat sehingga solusi masalah yang efektif dapat dipilih.

Kecakapan Logika

Kreativitas dan logika bekerja sama dalam tugas yang sulit untuk memecahkan masalah. Efektif menggunakan logika mengharuskan pembuat keputusan untuk mengumpulkan fakta yang relevan, pada saat ini: untuk menggunakannya secara teratur, tidak menyimpang, dan untuk alasan dengan pikiran terbuka untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Orang yang logis tidak memiliki ide yang terbentuk sebelumnya (prasangka) yang mencegah jawaban yang adil (benar) untuk pertanyaan masalah. Sebaliknya, seperti seseorang menggunakan pikiran untuk mempertimbangkan secara cermat semua informasi, untuk mendapatkan bantuan sebanyak mungkin dari orang-orang yang kompeten, orang-orang yang tidak meyimpang (memihak) dan menggunakan informasi ini untuk bekerja menuju solusi yang adil. Sebagai contoh, karyawan dapat mengembangkan berbagai ide-ide kreatif artistik untuk membuat area kantor lebih menarik dalam penampilan. Di sisi lain, pekerja secara logis akan membandingkan biaya rekomendasi ini dengan anggaran yang tersedia dan sampai pada kesimpulan bahwa sebagian besar ide-ide yang terlalu mahal untuk diterapkan.  Mungkin contoh yang paling umum dari kemampuan logis saat ini dalam memecahkan masalah yang ditemukan dalam pemrograman komputer, yang kemudian dibahas dalam teks.

Langkah Dasar Dalam Pemecahan Masalah

Kebanyakan orang memecahkan masalah dalam salah satu dari dua cara: Orang dengan akal sehat yang cukup, banyak pengalaman kerja dan rasa yang baik dari situasi sering memecahkan masalah sederhana dalam informal, dan cara intuitif tanpa secara khusus mempertimbangkan langkah-langkah yang diuraikan dalam bab ini. Orang lain, bagaimanapun, dapat menggunakan pendekatan yang lebih formal untuk memecahkan masalah, terutama jika masalahnya adalah sangat kompleks atau durasi yang lama. Pendekatan kedua, yang berasal dari aliran manajemen ilmiah yang dibahas dalam Bab 1, penekanan dalam bagian ini dan dijelaskan dalam Gambar 3-4. Ini menunjukkan dalam logis, urutan percontohan  langkah-langkah dibutuhkan untuk kesatuan (mendefinisikan dan menganalisis) masalah dan kemudian mengatasinya, suatu pendekatan yang sangat berguna dalam memecahkan masalah. Setiap langkah dalam proses ini dibahas secara singkat dalam bagian ini. Kemudian dalam bab ini, semua langkah dikombinasikan dalam kasus yang menggambarkan siklus lengkap pemecahan masalah dalam tindakan.

Mengakui Masalah

Untuk memecahkan masalah, pertama-tama masalah harus diakui, yang tidak semudah kelihatannya. Terlalu sering, keliru dari gejala masalah tanda-tanda yang mengindikasikan bahwa mungkin ada masalah. Pasien yang sakit, misalnya, mungkin mengeluhkan kurangnya nafsu makan, yang pada gilirannya tampaknya bertanggung jawab untuk menurunkan berat badan. Tapi dokter, yang dilatih untuk membedakan antara masalah dan gejala, mengakuinya 'masalah" sebagai gejala kanker, masalah sebenarnya dan mengambil langkah yang tepat untuk mengobati masalah yang sebenarnya.

Di kantor, gejala yang umum mungkin (terjadi) pergantian staf yang tinggi (sering). Hal ini dapat ditelusuri dengan kondisi moral yang rendah, yang dapat menyebabkan masalah yang lebih mendasar, ketidakmampuan manajer utnuk memimpin dan mendelegasikan. Produktivitas yang rendah mungkin merupakan gejala dari alur kerja tidak efisien, yang kemudian dapat ditelusuri sampai ke akar masalah kondisi kerja penuh sesak. Sumber yang khas dari masalah adalah ketidakpuasan pribadi dari karyawan, kondisi kerja yang buruk, kompensasi yang tidak memadai bagi para pekerja, dan metode kerja yang tidak efisien.

Pernyataan Masalah		Penyelesaian masalah
Langkah Nomer	Langkah Proses	Langkah Nomer	Langkah Proses
1	Mengenali masalah	5	Mengembangkan solusi alternatif untuk masalah
2	Mendefinisikan masalah	6	Memilih solusi terbaik
3	Mengumpulkan informasi yang relevan	7	menerapkan solusi
4	Menganalisis informasi yang relevan	8	Mengevaluasi solusi

Mendefinisikan Masalah

Menjawab pertanyaan, "Apa masalahnya?" Mengharuskan bahwa masalah ini pertama kali didefinisikan dengan hati-hati. Pada awalnya, membawa pemecah masalah ke situasi yang mendalam yang datang dari jumlah pengalamannya hingga sampai saat ini. Dari informasi yang tersedia, pemecah masalah mencoba untuk menentukan tujuan yang diberikan kepada karyawan atau departemen dan alasan yang jelas untuk tidak mencapai tujuan tersebut. Dengan demikian, mendefinisikan berarti  memutuskan apa isu utama dari masalah ini dan menjelaskan perbedaan antara tujuan utama dan hasil operasi (usaha) yang sesungguhnya. Dengan demikian, penggunaan informasi yang relevan sangat penting dalam mendefinisikan masalah. Dengan tergesa-gesa, beberapa pemecah masalah keliru beranggapan bahwa menemukan berbagai  kesulitan di kantor adalah nyata dan mendefinisikan diri mereka sendiri. oleh karena itu, melewati fase definisi, yang biasanya menghasilkan solusi yang tidak memadai. Untuk alasan ini, aksioma “Masalah didefinisikan dengan baik adalah setengah dipecahkan” harus dipertimbangkan nasihat yang baik.

Mengumpulkan Informasi Yang Relevan

Meskipun langkah ini dalam proses pemecahan masalah adalah terdaftar sebagai langkah 3 pada Gambar 3-4, pada kenyataannya pengumpulan informasi yang relevan tidak terbatas pada langkah ini. Informasi yang dikumpulkan sepanjang seluruh siklus pemecahan masalah.

Kolektor informasi yang efektif adalah pertanyaan yang bagus tidak meninggalkan batu terlewat dalam pencarian informasi yang berguna untuk memecahkan masalah. Untuk membantu dalam proses pengumpulan data, kerangka pertanyaan sederhana ini telah terbukti sangat berharga:

1.      Apa masalah yang sebenarnya, dan dan apa komponen utama atau unsur yang membentuk masalah?

2.      Di mana masalah (tersebut) terjadi? Mengapa masalah (tersebut) terjadi disitu?

3.      Kapan masalah (tersebut) terjadi? Mengapa masalah (tersebut) terjadi pada waktu itu?

4.      Bagaimana masalah (tersebut) terjadi? Mengapa masalah (tersebut) terjadi dalam jalan tersebut (terjadi dengan cara seperti itu)?

5.      Untuk siapa masalah tersebut terjadi? Mengapa masalah (tersebut) terjadi pada dia (atau mereka).

Tidak ada seperangkat pedoman yang mudah untuk mengumpulkan informasi. Sebaliknya, pengetahuan yang menyeluruh tentang masalah dan keadaan, ditambah penilaian yang baik, akan menunjukkan cara informasi yang harus dikumpulkan

Menganalisis informasi yang relevan

Setelah informasi tersebut telah dikumpulkan, adalah mungkin untuk menganalisis aspek-aspek utama dari masalah, memilah-milah bersama informasi sebanyak mungkin untuk memastikan gambaran sesungguhnya dari situasi ini. Dalam proses analisis, banyak aktivitas mental yang kompleks yang terlibat, selama waktu mayoritas pembelajaran nyata tentang masalah terjadi.

Untuk menganalisis masalah berarti untuk memeriksa setiap elemen dan hubungannya dengan elemen lain dan untuk seluruh masalah, untuk menemukan hubungan dan pola dalam operasi kerja; untuk membandingkan masalah dengan situasi lain, dan untuk masalah semacam, ketertiban, atau perintah. Secara umum, untuk menganalisis masalah berarti untuk menemukan wawasan dalam masalah.

Sebuah ilustrasi dari pemikiran analitis tentang masalah kantor menunjukkan bagaimana pertanyaan-pertanyaan, pertanyaan lebih lanjut, dan membandingkan proses yang diperlukan. Sebagai contoh, kantor pengawas laki-laki di departemen pembelian tiba-tiba mulai datang terlambat untuk bekerja dan telah dilecehkan oleh rekan-rekannya, dan semua bagian dari pekerjaan ini adalah penderitaan. Pengawas telah menjadi pekerja yang efisien selama sepuluh tahun. Dia memiliki istri yang bekerja dan tiga anak remaja.

Dengan mengajukan pertanyaan selama tahap analisis, jawabannya akan diperoleh yang berguna dalam mengembangkan solusi untuk masalah ini. Biasanya waktu terbatas, tidak ada pemecah masalah memiliki cukup waktu tetapi harus menetapkan batas waktu di mana waktu solusi yang akan ditentukan.

Mengembangkan solusi alternatif untuk masalah ini

Ini adalah fase kreatif dari proses pemecahan masalah. Pada saat ini, satu set hipotesa berguna atau solusi alternatif untuk menghilangkan masalah ini dikembangkan. Fase ini melibatkan menemukan cara yang lebih baik atau cara untuk mencapai tujuan, mengembangkan pilihan berguna, dan unconvering kemungkinan pilihan, sehingga memberikan berbagai kemungkinan untuk bertindak. Dalam satu masalah kantor alur kerja, analisis menunjukkan bahwa banyak kondisi yang diblokir pekerjaan halus. Ketika kantor kelompok berusaha untuk memecahkan masalah ini, mereka menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk mengembangkan solusi yang mungkin untuk masalah:

1.        Eliminasi: apa prosedur, salinan formulir dan laporan, dan posisi kantor dapat dihilangkan?

2.        Penataan ulang: pekerjaan, tugas pekerjaan, atau tata letak kantor yang akan ubah? Jika demikian, bagaimana?

3.        Modifikasi: Apa bentuk baru, bentuk dapat mengambil prosedur kerja? Lebih banyak pekerjaan yang dapat ditugaskan untuk beberapa karyawan dan kurang untuk orang lain? Bekerja lebih atau kurang dimasukkan dalam prosedur pada semua bisa?

4.        Pergantian: pekerja tertentu dapat digantikan orang lain atau mesin diganti untuk pekerja?

5.        Kombinasi: dapat prosedur tertentu, seperti untuk menciptakan bentuk-bentuk dan dokumen lain, atau tanggung jawab pekerja tertentu, dikombinasikan?

Menggunakan pepatah, “Dua kepala lebih baik dari satu”, manajer telah menemukan bahwa kelompok-kelompok kecil orang dengan kepentingan umum, latar belakang, dan motivasi untuk menciptakan solusi yang lebih untuk masalah daripada orang yang bekerja sendiri. Sebagai contoh, sebuah kantor kelompok pengawas dan pekerja mereka dapat sangat berguna untuk AOM dalam mengembangkan solusi untuk masalah memperbaiki kondisi kerja. Kualitas lingkaran, yang dibahas dalam Bab 23, menjelaskan metode yang efektif untuk kelompok pemecahan masalah. Tapi biasanya sampai dengan AOM untuk membuat keputusan akhir untuk memilih alternatif â dan mengapa.

Memilih Solusi Terbaik

Untuk berbagai alasan, salah satu dari beberapa alternatif sedang dikembangkan biasanya akan dianggap lebih baik daripada yang lain. Khas alasan untuk memilih satu solusi di atas yang lain adalah sebagai berikut:

1.        Kurang dari waktu yang ditentukan

2.        Ini akan lebih efektif

3.        Ini akan disukai oleh karyawan (atau oleh manajemen)

4.        Ini akan menghasilkan produktivitas yang lebih besar

5.         Intuisi memberitahu saya apa yang harus dilakukan itas

6.        Hal ini akan membantu untuk mengurangi biaya operasi

Sebagai inflasi terus meningkat dan biaya, alasan terakhir ini memberikan argumen yang kuat untuk memecahkan masalah di kantor. Dalam kasus apapun, solusi yang dipilih harus menjadi salah satu realistis.

Menerapkan Solusi

Implementating yang berarti menempatkan solusi yang dipilih untuk pekerjaan. Pada tahap ini telah tercapai, semua replanning itu, reorganisasi, dan pekerjaan lain yang diperlukan telah selesai. Jika masalah melibatkan pemilihan komputer baru untuk kantor, implementating adalah langkah di mana komputer diinstal dan dioperasikan.

Mengevaluasi Solusi

Setelah mengevaluasi solusi yang telah dimasukkan ke dalam operasi untuk jangka waktu yang wajar, solusinya adalah dievaluasi oleh OM. Dalam proses evaluasi, dua faktor yang dipertimbangkan: (1) kuantitas (berapa banyak pekerjaan yang dihasilkan) dan (2) kualitas (berapa statisfactory atau bagaimana nyaman adalah operasi baru). Jumlah dari dua faktor (kuantitas dan kualitas) adalah nilai total ukuran yang obyektif againts solusi yang harus dipenuhi. Sebagai hasil dari solusi masalah baru dimasukkan ke dalam operasi, adalah karyawan lebih produktif? Apakah biaya operasi kerja rugi? Apakah ada tingkat yang lebih memuaskan semangat?

Mengevaluasi penelitian yang kompleks melibatkan banyak: kritik-diri dari groupâs solusi, meninjau proses kerja hadir dalam rangka untuk berbuat lebih baik di masa depan, dan penilaian obyektif dari seberapa baik solusi untuk menghilangkan atau mengurangi keseriusan masalah. Juga, evaluasi dapat menunjukkan beberapa manfaat yang tak terduga atau efek samping negatif yang kecil di alam. Atau, mungkin menunjukkan bahwa solusi yang tidak memuaskan. Dalam kasus terakhir, proses pemecahan seluruh masalah harus diulang, dimulai dengan langkah definisi.

MASALAH UMUM DALAM MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRASI

Proses pemecahan masalah yang dibahas dalam bab ini adalah model umum, yang artinya adalah berguna untuk memecahkan segala macam masalah kantor. Sementara semua masalah akhirnya mempengaruhi produktivitas kantor, masalah masing-masing memiliki fitur tertentu Thet harus mengakui jika solusi yang dapat diterima dapat ditemukan. Untuk alasan ini, adalah berguna untuk memahami jenis masalah kantor umum dan hambatan untuk memecahkan masalah-masalah khas yang merupakan bagian utama dari diskusi dalam buku ini. Gambar 3-5 menguraikan jenis utama dari masalah yang dihadapi oleh AOM dan hambatan utama untuk memecahkan setiap jenis masalah.

Masalah Manusia

Masalah manusia terdiri dari set pertama dan paling penting dari masalah yang dihadapi AOM tersebut. Sebagai masalah berhubungan dengan persepsi individu (sering didefinisikan sebagai pandangan individu tentang dunia dan takut akan kegagalan di dalamnya); sikap dan kemampuan yang telah berevolusi selama bertahun-tahun manusia, motivasi pengembangan dan bunga dalam bekerja; kekhawatiran untuk dipecat atau kehilangan rasa hormat dari supervisor dan rekan kerja, dan keterampilan pribadi, seperti penggunaan waktu yang efektif dan kemampuan untuk mengatur, menulis, dan berbicara secara efektif. Supervisor dan manajer juga menghadapi masalah ini dan yang melekat tambahan dalam tingkat pekerjaan mereka. Masalah-masalah ini termasuk ketidakmampuan untuk menetapkan prioritas dan bekerja mendelegasikan, kegagalan untuk memikul tanggung jawab yang ditugaskan, keengganan untuk dicipline karyawan, pandangan yang terbatas dari ruang lingkup pekerjaan mereka, dan kurangnya visi tentang kebutuhan masa depan unit mereka.

Jumlah masalah manusia tidak terbatas, dan usia tokoh masing-masing tampaknya untuk memperpanjang lebih jauh. Sebagai contoh, usia komputer dengan informasi overloads pikiran manusia. (Spesialis dalam estimasi psikologi bahwa pikiran dapat terus hanya sekitar tujuh informasi âpiecesâ jangka pendek memori.), Dan memajukan penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi di kantor menciptakan banyak masalah manusia tertentu kebutuhan untuk desain pekerjaan yang memuaskan, untuk melindungi privasi informasi tentang karyawan, untuk memastikan bahwa pekerjaan akan berlanjut dan bahwa kebutuhan untuk pelatihan kembali akan diberikan, dan untuk menyelesaikan perebutan kekuasaan antara para pemimpin di otomatisasi kantor.

Masalah manusia yang harus diselesaikan pertama sejak orang tersebut bertanggung jawab untuk semua aspek operasi kantor. Gambar 3-5 mengilustrasikan hal ini dengan jelas, karena menunjukkan bahwa masalah manusia untuk memecahkan hambatan jenis lain masalah di kantor. Jika dibiarkan terus masalah-masalah manusia, solusi untuk masalah-masalah lainnya akan sangat berarti. Kesulitan utama dalam menangani masalah manusia adalah subjectives, tidak berwujud, dan sifat emosional dari elemen manusia. Karena ini banyak sisi kualitas, pemecahan masalah menjadi lebih sulit karena pencapaian tujuan lebih sulit untuk diukur. Akibatnya, kualitas kepercayaan, maindedness adil, kesabaran, akal sehat dan kualifikasi dasar untuk orang yang bertanggung jawab untuk memecahkan masalah manusia.

Persoalan Sistem

Kategori utama kedua dari beberapa persoalan kantor terkait dengan beberapa aspek adalah beberapa sistem yang dibentuk untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah ditetapkan. Beberapa contoh jenis masalah ini adalah terlalu mahalnya biaya, operasional mesin, seringnya mesin rusak, kondisi kerja yang miskin atau sedikit, termasuk wilayah kerja sempit, minimnya penerangan dan gangguan fungsi AC, dalam pelatihan yang memadai dan prosedur tidak efisien untuk melakukan pekerjaan, miskinnya rancangan desain untuk merekam informasi, file kurang terorganisir dan kurangnya kontrol yang baik atas semua tahap operasi kantor.

Beberapa persoalan sistem jauh lebih banyak objektif dan terukur dari masalah manusia. Oleh karena itu, beberapa solusi mereka dapat didekati dengan cara yang lebih sederhana. Namun, solusi untuk masalah tersebut, masih tergantung pada pemahaman masalah dan kesepakatan dari solusi oleh orang-orang, seperti yang tersirat dalam gambar 3-5.

Persoalan Ekonomi

Uang merupakan sarana dasar bagi keberlangsungan organisasi, baik organisasi profit dan non profit yang terus beroperasi dan penyalahgunaan uang merupakan penghalang ekonomi umum, seperti yang ditunjukkan pada gambar 3-5. Pekerja kantor menghadapi sejumlah masalah yang berakar pada praktek-praktek ekonomi, termasuk biaya energi yang tinggi di kantor, terlalu banyak waktu diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan (ingat bahwa "waktu adalah uang"), produktivitas rendah, pencurian properti perusahaan dan melampaui anggaran kantor. Masalah ekonomi yang khas yang dihadapi oleh kantor adalah bahwa terlalu banyak uang yang dibelanjakan untuk jumlah output (keluaran) yang dihasilkan. Beberapa persoalan ekonomi dapat ditetapkan dalam masalah nyata (jam bekerja harus efisien atau jumlah formulir yang harus dihilangkan), tetapi solusi untuk memotong biaya masih tergantung pada sikap dan kepentingan staf kantor dan efektivitas supervisor, serta manajer dalam memimpin kelompok untuk mencapai sebuah sasaran yang dituju.

PEMECAHAN MASALAH yang EFEKTIF: SEBUAH ILUSTRASI KASUS

Kebanyakan masalah kehidupan nyata yang dihadapi oleh AOM (Administration Office Management) adalah kompleks. Masalah-masalah ini terdiri dari banyak fakta, rincian dan hubungan yang membutuhkan waktu dan belajar yang cukup untuk memahami. Dalam buku-buku teks manajemen beberapa persoalan biasanya disajikan dalam bentuk kasus, praktek diikuti dalam buku ini juga. Untuk memecahkan beberapa persoalan kasus, berikut saran-saran yang harus diikuti:

1.        Pemecah masalah harus mempertanyakan apa yang telah terjadi dan berusaha untuk menentukan mengapa masalah terjadi.

2.        Setiap individu yang terlibat harus diidentifikasi secara hati-hati dan latar belakang mereka, tugas kerja dan motivasi untuk belajar.

3.        Penyebab masalah harus dicari. Selain itu, upaya harus dilakukan untuk menentukan apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah.

4.        Prosedur harus menunjukkan bahwa dapat digunakan untuk mencegah terulangnya masalah.

Studi kasus di bawah ini menunjukkan hubungan antara masing-masing elemen dalam suatu masalah dan bagaimana langkah-langkah dalam proses pemecahan masalah digunakan. Kasus ini juga memberikan contoh singkat dari laporan memo yang merangkum hasil dari solusi untuk masalah kasus.

Elemen Dasar Masalah Kasus

Pada bagian ini masing-masing elemen dasar dalam kasus ini dibahas, sehingga memberikan latar belakang yang cukup untuk memahami masalah dan solusi yang dianjurkan.

Perusahaan

Keamanan Real Estate. Inc adalah perusahaan kecil yang hanya menjual jasa real estate (rumah-rumah pribadi, jasa komersial, pertanian dan lahan). Berlokasi di sebuah kota ukuran menengah Midwest, perusahaan telah lama menjadi anggota di berbagai asosiasi lokal Realtors. Dalam hubungan ini, setiap anggota secara otomatis diberitahu informasi dan memiliki kesempatan untuk menjual daftar dari seluruh anggota. Di atas lahan pertanian kantor keamanan Real Estate  lebih dari 300 rumah, lebih dari 100 perusahaan komersial dan 60 sampai 70 peternakan dan lahan.

Staf Kantor

Keamanan staf kantor terdiri dari tiga orang: dua orang penjual yaitu manajer pemilik Evelyn Baker, dan orang parttime (separuh waktu), keduanya dibayar dari komisi penjualan dan sekretaris fulltime (penuh waktu). Sekretaris mengkoordinasikan jadwal dan janji dalam penjualan, tetapi tidak melakukan penjualan langsung. Para penjual parttime menerima 50 persen dari komisi 7 persen dibebankan pada penjualan properti, tingkat yang disepakati oleh semua anggota asosiasi. Kadang kala dalam pengaturan kantor kecil, ada sedikit kesempatan untuk spesialisasi tenaga kerja, meskipun setiap pekerja akan terlibat dalam semua tahap operasi. Hal ini dapat menghitung sumber utama kesulitan yaitu, masalah nyata: file pada daftar real estate tidak up to date (diperbaharui) dan oleh karena itu tidak segera tersedia untuk penjual dan pelanggan.

Faktor-Faktor Utama yang Harus Dipertimbangkan

Faktor-faktor berikut yang kadang-kadang bisa dikontrol dan tidak bisa dikontrol yang terkait langsung dengan masalah. Yang dibahas secara singkat dalam bagian ini.

Faktor terkontrol. Dengan manajemen yang lebih baik, seorang ahli roti sebagai pemilik sekaligus manajer, dia yakin bahwa dia bisa memiliki jumlah yang wajar atas sebagian besar faktor-faktor berikut:

1.        Pelanggan menelepon atau datang ke kantor dan bertanya untuk tipe rumah tertentu (gaya peternakan, tiga kamar tidur, konstruksi batu bata) atau meminta daftar semua rumah di kisaran harga $ 75,000-$ 90,000 di bagian timur laut kota. Karena keamanan real estate tidak mendaftar berdasarkan tipe rumah atau harga, staf kantor mengalami kesulitan mengidentifikasi rumah tersebut dengan cepat. Situasi ini menyebabkan kesulitan selama musim sibuk (April sampai Agustus) tetapi terjadi 5-10 kali sehari sepanjang tahun.

2.        Banyak waktu diperlukan untuk mencocokkan semua kepentingan pelanggan dengan properti yang tersedia.

3.        Setiap pendaftaran dicatat pada beberapa formulir daftar asosiasi, yang diajukan oleh lokasi properti, dan mencampur referensi berdasarkan nama pemilik. Dalam asosiasi, setiap perusahaan real estate mengatur sistem sendiri catatan klasifikasi dari salinan daftar yang disediakan oleh koordinator asosiasi beberapa kali seminggu.

4.        Dalam keamanan kantor real estate, satu set catatan untuk setiap tipe ada daftar yang diajukan dalam buku catatan tiga lingkar. Pemiliknya sering bekerja dari rumah dan membutuhkan daftar yang lengkap. Ruang kantor (30 kaki dengan 28 kaki) dapat menampung file tambahan lainnya dan cukup luas bahwa setiap anggota staf telah memiliki tempat kerja dengan telepon. Susunan ini memungkinkan konsultasi dengan pelanggan tetapi sering menyebabkan kebutuhan secara bersamaan ke daftar file.

5.        Karena seringnya perubahan dalam daftar, jaminan simpan yang tidak terdaftar merupakan masalah konstan. Daftar tersebut termasuk properti baru yang ada di pasaran dan ada juga daftar yang dihapus dari penjualan karena waktu masa pendaftaran telah kadaluwarsa (kedua kondisi sebagian besar tak terkendali).

Faktor Tak Terkontrol. Berlawanan dengan faktor yang kita bahas sebelumnya, faktor berikut ini nyaris tak terkontrol, yang biasanya meneybabkan faktor ini jauh melampaui kontrol staf Keamanan Real Estate :

1.        Pelanggan menelepon untuk bertanya soal daftar pemesan; tapi mereka tidak melengkapi nama mereka, dengan demikian hal ini merampas prinsip tindak lanjut dalam penjualan yang akan datang. Banyak yang menolak memberi tahu nama mereka ketika ditanya

2.        Beberapa pelanggan ingin membeli property tapi tidak mampu melakukannya hingga mereka menjual rumah atau bisnis mereka, dengan demikian mereka menggunakan “down payment” pada properti baru itu . Itulah hak properti untuk terjual.

Sasaran Kantor Keamanan Real Estate

Staff kantor telah putus asa dengan masalah daftar pemesan yang tidak terpakai dan berimbas pada keefisiensinan mereka dalam menyediakan pelayanan. Langkah awal mengatasi masalah ini, mereka memutuskan untuk menjelaskan objek sasaran yang dalam sistem catatan harus ditemukan seperti itu sehingga kantor dapat menyediakan pelayanan yang baik pada pelanggan. Sasarannya tercantum berikut ini:

1.        Untuk menyediakan akses langsung beberapa daftar pada pelayanan multi daftar darimana informasi ini diminta oleh pelanggan. Informasi ini meliputi variasi harga, lokasi properti, tipe rumah, tipe bisnis komersial, dan informasi tanah meliputi ukuran, jenis tanah, dan catatan hasil panen.

2.        Untuk mencocokkan dengan cepat potensi pelanggan mengenai ketertarikannya pada real estate dengan daftar yang tersedia.

3.        Untuk meningkatkan angka penjualan dan pemesanan tanpa menambah biaya operasi kantor atau menambah staf

Batasan

Keberhasilan tujuan sasaran diatas tidak langsung otomatis terjadi karena ditempatkan batasan pada staf. Contohnya, diberikan waktu yang sedikit untuk memperbaiki sistem pencatatan, dan karyawan kantor tidak diberikan staf ahli untuk membantu mereka dalam batasan waktu yang diberikan itu. Juga, seluruh catatan harus tersedia kapanpun juga di kantor. Oleh karena itu, data tidak bisa dibawa keluar kantor untuk dipelajari supaya sistem pengisian dapat dibuat. Terlebih, dana kantor tidak mencukupi kemahiran sistem otomatis pengembalian catatan, namun $1,000 telah disediakan untuk memperbaiki operasi kantor.

Pertanyaan Kunci Untuk Dijawab

Masalah mengenai sistem pencatatan sama dengan masalah sasaran tujuan dan batasan yang diharuskan kantor untuk dipelajari secara cermat oleh staf kantor Keamanan Real Estate. Sebelum memulai pembelajaran ini dan menangani masalahnyam mereka harus mengidentifikasi pertanyaan berikut ini untuk dijawab:

1.        Perubahan sistem pencatatan apa yang dapat dibuat supaya data dafar pemesanan akan selalu ter up date setiap saat dan tersedia untuk seluruh staf kantor ketika dibutuhkan?

2.        Bagaimana pengembalian informasi dapat dipercepat sehingga informasi daftar pesanan yang diminta pelanggan dapat segera terakses?

3.        Seberapa luas cakupan assosiasi daftar pemesan ganda dapat membantu anggota asosiasi dalam memperbaiki sistem pengisian?

4.        Dapatkah versi sederhana pada sistem computer digunakan oleh kantor Keamanan, seperti biasa digunakan oleh anggota lain dalam perkumpulan?Atau mungkinkah untuk membuat perubahan yang cukup dalam sistem manual saat ini sehingga sistem pencatatan akan berfungsi lebih optimal?

5.        Berapa lama waktu dan berapa banyak biaya yang dibutuhkan dalam proses pembuatan? Akankah keuntungan yang didapat bisa menutupi kerugian dari biaya pembuatan perubahan sistem?

Kemungkinan Solusi

Setelah selesai menangani masalah pencatatan dalam kasus ini dan mempertimbangkan pertanyaan yang tercantum diatas, tiga anggota staf Keamanan bertemu dalam beberapa kesempatan untuk mencari solusi masalah tersebut. Lembar kerja, ditunjukkan dalam gambar 3-6, yang digunakan untuk memisahkan faktor yang relevant dari faktor yang tidak relevant dn juga mengidentifikasi penyebab yang mungkin terjadi, dan solusi untuk masalah itu. Dua solusi yang mungkin diterapkan :

1.        Menginstal sambungan  komputer kecil pada basis percobaan dalam assosiasi kantor daftar pemesan ganda yang terhubung on line pada biro pelayanan. Akhirnya, tanggung jawab untuk teknik pengoperasian computer dapat disediakan oleh biro pelayanan untuk biaya bulanan sederhana. Semua daftar pemesanan dapat dimasukkan dalam sambungan  dari setiap kantor dan akhirnya akan tersedia dengan cepat untuk semua tenaga penjualan. Jika sambungannya mudah dibawa, Baker dapat membawanya bersamanya dan mengoperasikannya dari rumah dengan menghubungkannya ke teleponnya

2.        Memperbaiki sistem pengisian saat ini, mempertahankan minimal 2 salinan notebook untuk masing-masing tipe daftar pemesanan. Tugas pengisian selanjutnya akan lebih sederhana jika asosiasi daftar pemesanan ganda telah disetujui pada skema klasifikasi untuk semua daftar pemesanan lalu ditandai dengan daftar pemesanan baru dan pemindahan daftar pemesanan dari data dengan mengklasifikasi kode untuk penyimpanan yang mudah dalam data yang sesuai.

Dengan tujuan mengkomunikasikan hasil lengkap dari proses penanganan masalah, beberapa tipe laporan dipertimbangkan jika dibutuhkan. Gambar 3-7 pada halaman 84 menggambarkan format dan porsi konten yang singkat, yaitu laporan tidak resmi. Lebih lama lagi, lebih banyak laporan tertulis resmi yang digunakan secara presentasi lisan dalam mmepertanhankan rekomendasi yang telah dibuat. Bab 4 mengembangkan subjek komunikasi seperti yang digunakan oleh AOM.

Neraca Lajur Pemecah Masalah

Step 1 – Menentukan Masalah
	Fakta relevan	Fakta Tidak Relevan
Apa itu?	Tidak ada kategori daftar pemesanan yang memadai. Daftar pemesanan sulit untuk ditemukan dalam kategori yang diminta pelanggan. Perubahan yang sering terjadi dalam daftar pemesanan membuat data kantor tidak pernah terbaharui.	Seorang tenaga penjualan bekerja patuh waktu. Tenaga penjualan digaji dari komisi penjualan  sekretaris digaji dari keuntungan perusahaan.
Dimana itu?	Masalah pencatatan terjadi pada kantor real estate dan pada perumahan milik manajer.	Ukuran jarak kantor (30 kaki sampai 20 kaki)
Kapan hal ini terjadi?	5 sampai 10 kali sehari selama waktu sibuk	Waktu sehari-hari
Seberapa luas kah?	Pengembalian catatan dan pencocokan ketertarikan pelanggan dengan daftar pemesanan sehari-hari untuk masing-masing tenaga penjualan dan untuk semua anggota kantor.
Step 2 – Analisis Informasi Terpaut
1.    Tidak ada sumber utama dari semua daftar pemesanan yang telah disusun oleh kategori yang paling bnyak diminta. 2.    Daftar pemesanan ganda belum dikembangkan dalam bentuk klasifikasi daftar pemesanan standar. 3.    Masing-masing pekerja membutuhkan akses dalam total data daftar pemesanan bersama-sama pekerja lain 4.    Data daftar pemesanan tidak pernah terbaharui sehingga berakibat penundaan dalam proses pengkategorian dan waktu yang dibutuhkan untuk membuat penambahan dan pembatalan dalam daftar pemesanan tiap minggunya.
Step 3 – Menentukan Penyebab Masalah Yang Paling Sering Terjadi
1.    Tidak ada klasifikasi standarisasi yang diakui untuk daftar pemesanan 2.    Tidak ada efisiensi sistem pengisian/penengembalian informasi pada anggota kantor 3.    Tidak ada tatanan prioritas dalam kantor, seperti melengkapi semua data daftar pemesanan terbaru di akhir hari kerja
Step 4 – Daftar Kemungkinan Solusi
1.    Mintalah asosiasi untuk mengembangkan dan menyetujui skema standar klasifikasi untuk semua daftar pemesanan. Perbaiki data kantor Keamanan menggunakan rencana klasifikasi ini . Sediakan satu salinan daftar pemesanan untuk masing-masing staf anggota kantor Kemananan. Mintalah semua daftar pemesanan baru/yang dibatalkan untuk diposting di akhir hari kerja yang diterima 2.    Pertimbangkan sistem promosi assosiasi dalam daftar pemesanan otomatis pada sambungan  yang telah terinstal untuk setiap anggota kantor. Perbaruan dapat dilakukan terpusat, namun pembaruan data akan segera tersedia untuk seluruh anggota assosiai melalui sambungan lokal mereka.

Perbedaan organisasi nirlaba dengan organisasi laba

Banyak hal yang membedakan antara organisasi nirlaba dengan organisasi lainnya (laba). Dalam hal kepemilikan, tidak jelas siapa sesungguhnya ’pemilik’ organisasi nirlaba, apakah anggota, klien, atau donatur. Pada organisasi laba, pemilik jelas memperoleh untung dari hasil usaha organisasinya. Dalam hal donatur, organisasi nirlaba membutuhkannya sebagai sumber pendanaan. Berbeda dengan organisasi laba yang telah memiliki sumber pendanaan yang jelas, yakni dari keuntungan usahanya. Dalam hal penyebaran tanggung jawab, pada organisasi laba telah jelas siapa yang menjadi Dewan Komisaris, yang kemudian memilih seorang Direktur Pelaksana. Sedangkan pada organisasi nirlaba, hal ini tidak mudah dilakukan. Anggota Dewan Komisaris bukanlah ’pemilik’ organisasi.

Pengertian Organisasi Nirlaba

Organisasi nirlaba atau organisasi non profit adalah suatu organisasi yang bersasaran pokok untuk mendukung suatu isu atau perihal di dalam menarik publik untuk suatu tujuan yang tidak komersial, tanpa ada perhatian terhadap hal-hal yang bersifat mencari laba (moneter). Organisasi nirlaba meliputi gereja, sekolah negeri, derma publik, rumah sakit dan klinik publik, organisasi politis, bantuan masyarakat dalam hal perundang-undangan, organisasi jasa sukarelawan, serikat buruh, asosiasi profesional, institut riset, museum, dan beberapa para petugas pemerintah.

Menurut PSAK No.45 bahwa organisasi nirlaba memperoleh sumber daya dari sumbangan para anggota dan para penyumbang lain yang tidak mengharapkan imbalan apapun dari organisasi tersebut.

Lembaga atau organisasi nirlaba merupakan suatu lembaga atau kumpulan dari beberapa individu yang memiliki tujuan tertentu dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tadi, dalam pelaksanaannya kegiatan yang mereka lakukan tidak berorientasi pada pemupukan laba atau kekayaan semata. Lembaga nirlaba atau organisasi non profit merupakan salah satu komponen dalam masyarakat yang perannya terasa menjadi penting sejak era reformasi, tanpa disadari dalam kehidupan sehari-hari kini semakin banyak keterlibatan lembaga nirlaba.

Berdasarkan pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa organisasi nirlaba adalah salah satu lembaga yang tidak mengutamakan laba dalam menjalankan usaha atau kegiatannya. Dalam organisasi nirlaba pada umumnya sumber daya atau dana yang digunakan dalam menjalankan segala kegiatan yang dilakukan berasal dari donatur atau sumbangan dari orang-orang yang ingin membantu sesamanya. Tujuan organisasi nirlaba yaitu untuk membantu masyarakat luas yang tidak mampu khususnya dalam hal ekonomi.

Organisasi nirlaba pada prinsipnya adalah alat untuk mencapai tujuan (aktualisasi filosofi) dari sekelompok orang yang memilikinya. Karena itu bukan tidak mungkin diantara lembaga yang satu dengan yang lain memiliki filosofi (pandangan hidup) yang berbeda, maka operasionalisasi dari filosofi tersebut kemungkinan juga akan berbeda. Karena filosofi yang dimiliki organisasi nirlaba sangat tergantung dari sejarah yang pernah dilaluinya dan lingkungan poleksosbud (politik, ekonomi, sosial dan budaya) tempat organisasi nirlaba itu ada.

.