Administrasi Keuangan

ADMINISTRASI KEUANGAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Proses administrasi itu timbul apabila ada sekelompok manusia hendak mencapai tujuaannya secara kerja sama.  Drs.  The Liang Gie mengemukakan bahwa: “Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu dapat disebut dengan satu istilah, yaitu Administrasi”.  Proses ini dimulai dari saat penentuan suatu tujuan dan berakhir pada tercapainya tujuan tersebut.

Dalam kehidupan maju dan modern, bagi manusia secara perseorangan atau secara bersama-sama dalam sebuah organisasi, yang bermaksud melaksanakan kegiatan, sudah sangat sulit menemukan sesuatu yang dapat melepaskan diri dari aspek yang berhubungan dengan keuangan.  Semakin besar kegiatan yang ingin atau akan diwujudkan guna mencapai suatu tujuan tertentu, maka semakin besar pula dana/uang yang diperlukan.  Kenyataan seperti itu di lingkungan suatu organisasi memerlukan perhatian khusus dan serius dari setiap pimpinan dan semua personel di lingkungannya.

Masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi bukan saja mengenai penggunaan uang yang berdaya guna dan berhasil guna secara maksimal, tetapi juga mengenai upaya pengadaan yang biasanya bukanlah persoalan yang mudah.  Pengelolaan keuangan bagi organisasi tersebut, menyentuh kelangsungan hidup atau merupakan faktor yang menentukan hidup atau matinya, didalam kehidupan modern yang berisi persaingan yang keras dan ketat.  Karena peranan faktor uang yang sangat penting, maka akan dibahas lebih lanjut mengenai administrasi keuangan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa  yang dimaksud dengan administrasi keuangan?

2.      Bagaimana cara penyusunan anggaran belanja?

3.      Bagaimana proses pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran?

4.      Bagaimana cara pemeriksaan keuangan (auditing)?

5.      Apa yang dimaksud dengan pembelian dan persediaan?

C.    Tujuan

1.      Mengetahui dan memahami mengenai administrasi keuangan

2.      Mengetahui cara penyusunan anggaran belanja

3.      Memahami proses pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran

4.      Mengetahui cara pemeriksaan keuangan (auditing)

5.      Memahami arti pembelian dan persediaan

BAB II

PEMBAHASAN

A.       Uang, Fungsi dan Jenisnya

Karena pentingnya peranan uang dalam administrasi maka perlu dimengerti definisi mengenai uang.  Banyak definisi tentang  uang diberikan oleh para sarjana.  Misalnya:

a.       Drs. M. Manullang

Uang adalah segala sesuatu yang umum diterima sebagai alat penukar dan sebagai alat pengukur nilai, yang pada waktu yang bersamaan bertindak sebagai alat penimbun kekayaan

b.      J. Van Zwijndregt

Uang itu harus dapat terpakai untuk memudahkan tukar-menukar.  Dan itu menjadi kenyataan jika telah terbukti sebagai alat penukar yang bersifat umum; artinya sebagai sesuatu alat yang disyahkan dan diterima oleh mereka yang mengerjakan tukar-menukar itu sebagai alat penukar’

c.       Undang-Undang Dasar 1945 pasal 23 ayat 3 mengemukakan: “….. uang adalah terutama alat penukar dan pengukur harga ….” (Pariata westra, 1980:3)

Jadi pada umumnya orang memberi batasan terhadap uang sebagai alat penukar dan alat pengukur harga atas nilai.

Asal muasal uang berhubungan erat dengan perkembangan tukar-menukar dalam masyarakat.  Pada masyarakat yang masih primitive dalam mana tiap-tiap orang itu mengusahakan sendiri barang-barang dan jasa yang dibutuhkan.  Pada perkembangan masyarakat berikutnya, timbullah pertukaran atau berter barang dengan barang yang menjadi kebutuhan tiap-tiap orang.  Dalam proses pertukaran itu timbullah kesukaran untuk menemukan dua pihak yang saling membutuhkan barang-barang yang dimiliki masing-masing pihak dan kesukaran untuk mengukur nilai sesuatu barang dibanding dengan barang lain.

Perkembangan terakhir menunjukkan bahwa emas dan perak menjadi uang yang paling memenuhi syarat.  Selanjutnya emas dan perak terdesak oleh uang kertas.  Hal ini disebabkan oleh:

1.      Ongkos pembuatan uang dari kertas lebih murah dari pembuatan uang logam,

2.      Mudah dibawa dari satu tempat  ketempat lainnya,

d.      Bertambahnya kebutuhan uang mudah dipenuhi. (Pariata westra, 1980:5)

J. Van Zwijndregt mengemukakan fungsi-fungsi uang, yaitu:

1.      Uang sebagai alat penukar umut

2.      Uang sebagai alat perhitungan satuan

3.      Uang sebagai alat penyimpan kekayaan

4.      Uang sebagai alat pembentuk atau memindahkan modal

5.      Uang sebagai alat pembagi penghasilan nasional

6.      Uang sebagai alat kekuasaan

Menurut jenisnya uang itu dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1.      Uang Kartal, terdiri dari:

a.       Uang Logam, mempunyai dua nilai, yaitu:

1)      Nilai nominal, nilai yang tertulis pada uang logam itu

2)      Nilai intrinsic, nilai logam yang ada pada mata uang itu

b.      Uang Kertas, terdiri dari:

1)      Uang kertas pemerintah

2)      Uang kertas bank

2.      Uang Giral, dapat terjadi karena:

a.       Orang menyimpan uangnya di Bank tetapi tidak semua uang disimpan di Bank (yang dapat berupa demand deposit  money, time deposit money dan tabungan itu merupakan uang giral.

b.      Bank sendiri menciptakan uang giral dengan jalan memberikan kredit kepada seseorang.

B.        Pola-pola Perbuatan dalam Ilmu Administrasi Keuangan

Definisi dari Administrasi keuangan adalah segenap perbuatan yang bertalian dengan penggunaan faktor uang dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan.  Administrasi juga dapat dilihat dari dua segi, yaitu:

1.      Pengelolaan keuangan

Pengelolaan keuangan merupakan administrasi keuangan dalam arti luas, yang terkandung pengertian pengaturan dan penetapan kebijakan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujdkan semua tugas-tugas pokok sebagai volume kerja organisasi, agar tujuannya dapat diwujudkan secara efektif dan efisien.

2.      Tata usaha keuangan

Tata usaha keuangan adalah administrasi keuangan dalam arti sempit, terkandung pengertian proses penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran uang melalui kegiatan penatabukuan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai upaya menunjang perwujudan kebijaksanaan keuangan yang telah ditetapkan. (Hadari Nawawi, 1994:161)

Dilihat dari sumbernya, keuangan di lingkungan organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

1.      Bersumber dari pemerintah

Di lingkungan aparatur pemerintahan yang pada dasarnya merupakan organisasi, dari yang tertinggi sampai yang terendah, untuk membiayai seluruh kegiatannya dalam rangka melaksakan tugas pokok sesuai jenjang masing-masing, sumber dananya diperoleh dari Negara/pemerintah.

2.      Bersumber dari bantuan

Organisasi diluar bidang pemerintahan, terutama berupa organisasi sosial kemasyarakatan dan organisasi volunteer, dalam mewujudkan tugas pokoknya pengadaan dana tetrgantung pada partisipasi anggotanya.  Disamping itu terdapat pula yang pendanaannya diperoleh dari bantuan masyarakat yang bersimpati atau bantuan pihak pemerintah dan bahkan berupa bantuan dari luar negeri

3.      Bersumber dari milik perorangan

Organisasi di bidang ekonomi, industri dan jasa sebagai badan usaha milik perseorangan atau sekelompok kecil orang, menghimpun dana yang disebut modal untuk mewujudkan kegiatan pokoknya, dari para pemilik dan orang lain yang diberi kesempatan memperkuat modalnya sebagai perusahaan. (Hadari Nawawi, 1994:162)

Administrasi keuangan sedikit-dikitnya menyangkut enam aspek kebijaksanaan nasional yang terpisah-pisah serta penting.  Aspek-aspek tersebut adalah:

1.      Kebijaksanaan ekonomi

Menyangkut hubungan diantara pengeluaran pemerintah dan semua pendapatan lainnya serta pengeluaran di dalam negeri dan masalah berapa banyak dari ekonomi itu harus dimasukkan di dalamnya oleh pemerintah

2.      Kebijaksanaan hutang

Meliputi hubungan diantara keseluruhan pengeluaran-pengeluaran pemerintah dan penghasil pemerintah pada waktu ini dan berurusan dengan persoalan kapan, bagaimana dan sampai seberapa jauh pemerintah harus membuat dan membayar kembali hutang

3.      Kebijaksanaan penghasilan

Mempertimbangkan besarnya secara relatif berbagai sumber penghasilan dan persoalan pajak-pajak yang harus dikenakan

4.      Kebijaksanaan pengeluaran

Menetukan besarnya pengeluaran-pengeluaran pemerintah yang berlainan-lainan.

5.      Kebijaksanaan pelaksanaan

Menyangkut hubungan diantara biaya dan hasil-hail kegiatan-kegiatan pemerintah tertentu dan penyelidikan mengenai seberapa jauh organisasi dan tindakan pemerintah berdaya guna untuk mencapai tujuannya.

6.      Kebijaksanaan akuntan (pembukuan)

Kebijaksanaan akuntan menyangkut hubungan diantara rencana-rencana dan tindakan (Dimock, 1992:285)

Administrasi keuangan dipelajari oleh suatu ilmu, yaitu ilmu administrasi keuangan.  Ilmu ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada manusia tentang bagaimana menyediakan uang yang dapat digunakan membiayai suatu proses penyelenggaraan tujuan (atau proses administrasi) dan menjamin penggunaannya secara sah dan efisien.

Supaya penggunaan uang efisien maka harus dilakukan 3 pola perbuatan, yaitu:

1.      Pembuatan anggaran belanja (budgeting)

2.      Pembukuan (accounting)

3.      Pemeriksaan keuangan (auditing)

Dapat pula ditambahkan dengan:

4.      Pembelian dan persediaan

C.       Penyusunan Anggaran Belanja

1.      Pengertian anggaran belanja

Membuat anggaran berarti membuat rencana, menetukan lebih dulu apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.  Lebih jelasnya, anggaran adalah rencanan keuangan, yang berisi taksiran tau perkiraan tentang jasa, jumlah biaya atau uang yang diperlukan dan tentang sumber-sumber keuangan yang dapat menutup kebutuhan uang tersebut.  Membuat anggaran adalah menentukan atau mengatur lebih dulu penggunaan faktor uang dalam pencapaian sesuatu tujuan dan dari mana memperoleh sumber-sumber untuk menutupnya. 

Dengan adanya anggaran itu terhindarlah pemborosan uang, terciptalah pedoman penggunaan uang, dengan harapan hasil yang maksimal.  Dalam rangka manajemen, maka anggaran itu juga dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan kontrol. Secara umum, berlaku dua sistem jangka waktu berlakunya anggaran, yaitu:

a.       Financial year system (kas stelsel)

Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang benar-benar terjadi pada sesuatu tahun anggaran

b.      Limited budget year system

Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang terjadi pada penambahan enam bulan pada sesuatu tahun anggaran.

Organisasi yang ada dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu organisasi kenegaraaan, organisasi perusahaan dan organisasi kemasyarakatan atau sosial.  Ketiganya memiliki tujuan yang berbeda, yaitu organisasi yang mencari keuntungan material semata-mata (perusahaan) dan yang sosial.  Perbedaan tujuan berpengaruh pada pembentukan anggaran.

Organisasi yang bukan perusahaan bentuk anggarannya bersifat tetap, artinya apa yang telah ditentukan dalam angggran itu tidak boleh dilampaui.  Apabila itu kurang, harus diajukan anggaran tambahan.  Bagi organisasi perusahaan bentuk anggarannya adalah variable atau berubah-ubah.  Apabila itu melebihi perkiraan maka anggaran itu ditambahi untuk menampung kelebihan permintaan barang yang dipergunakan, jika sebaliknya anggaran perusahaan ini diusahakan untuk mengalami penyesuaian. (Pariata westra, 1980:15)

Penganggaran itu adalah proses yang kontinue dan anggaran itu merupakan produk dari keseluruhan perbuatan yang disebut penganggaran, Dalam proses penganggaran terdapat tingkatan-tingkatan yang disebut sikles anggaran.  Pada umunya dikenal tiga tingkatan perbuatan dalam proses penganggaran yaitu:

a.       Persiapan penyusunan usul anggaran

b.      Penetapan usul anggaran

c.       Pelaksanaan anggaran

Tipe-tipe anggaran belanja:

a.       Tipe legislatif

Anggaran belanja disusun oleh panitia badan perundang-undangan berdasarkan permohonan-permohonan akan dana dari cabang eksekutif.

b.      Tipe dewan atau komisi

Tipe ini masih digunakan pada pemerintah Negara bagian dan kotapraja, disusun oleh satu dari dua jalan: seluruhnya terdiri dari pegawai administratif atau pegawai-pegawai administratif dan legislatif bersama-sama.

c.       Tipe eksekutif

Di bawah sistem ini suatu badan kepala eksekutif, biasanya suatu biro anggaran belanja atau departemen keuangan mengadakan pembicaraan-pembicaraan mengenai permohonan-permohonan anggaran belanja dari semua badan eksekutif dan atas dasar ini, setelah berkonsultasi dengan kepala eksekutif, menyiapkan suatu dokumen menyeluruh untuk diajukan oleh eksekutif kepada baddaan pembuat undang-undang pada pembukaan sidang. (Dimock, 1992:338)

Suatu rancangan anggaran belanja yang sehat memiliki lima sifat pokok, yaitu:

a.       Bertanggung jawab

b.      Bulat

Bertanggung jawab dan bulat, artinya keseluruhan program fiscal harus terkumpul menjadi satu, diringkaskan, dinilai dan diputuskan disebuah tempat oleh orang atau badan yang diserahi tugas itu.

c.       Fleksibilitas

Keleluasaan memilih yang sewajarnya diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan di dalam menyusun anggaran belanja dan merumuskan kelonggaran administrative di dalam pelaksanaannya.

d.      Dapat Dipercaya

Tingkat dapat dipercaya yang tinggi juga penting, yakni penjelasan tentang perkiraan-perkiraan anggaran belanja harus cukup diteliti, terperinci dan kuat untuk menimbulkan penilaian sepatutnya.

e.       Terjamin

Adanya jaminan bahwa program fiskal segaimana diundangkan (disetujui oleh undang-undang) akan dijalankan secara mantap (Dimock, 1992:296)

2.      Persiapan penyusunan usul anggaran

Dalam proses penyusunan anggaran rumah tangga perseorangan umumnya harus diketahui dan ditentukan dulu berapa kira-kira jumlah penghasilan uang yang diterimanya. Kemudian, disusun rencana kebutuhan yang menurut tingkat urgensinya harus dibiayai.  Hal ini dikarenakan tidak mudah menambah penghasilan uang.

Penyusunan anggaran Negara pada umumnya dimulai dengan menyusun bagian belanjanya lebih dahulu, sesudahnya baru disusun bagian pendapatannya.  Usaha menutup kekurangan belanja dilakukan dengan cara mencetak uang.  Di dalam perusahaan, disusun terlebih dahulu rencana kerja, barulah menyusul penyusunan anggarannya.

Proses persiapan penyusunan anggaran merupakan suatu proses yang panjang dan ini dimulai dari satuan pelaksana tingkat bawah.  Satuan pelaksana tingkat bawah ini menyusun anggarannya berdasarkan rencana kerja yang akan dilaksanakan.  Kemudian, anggaran dari beberapa satuan pelaksana tingkat bawah dikirim kepada satuan pelaksana tingkat menengah.  Kemudian, satuan pelaksana tingkat menengah akan meneliti dan dilakukan revisi apabila diperlukan.  Alasan dari penelitian kembali asal-usul anggaran, yaitu:

a.       Umumnya hanya didasarkan pada kebutuhan masing-msing satuan tanpa memperhatikan rencana kerja dari lain satuan

b.      Seringnya penaksiran biaya yang diperlukan untuk melaksanakn rencan kerjanya terlalu tinggi

c.       Kurang memperhatikan hubungan antara penerimaan dan pengeluaran uang dari organisai sebagai keseluruhan. (Pariata Westra, 1980:20)

Usul anggaran dari satuan pelaksana tingkat menengah kemudian dikirimkan kepada satuan pelaksana pada tingkat atas.  Pada tingkat ini, harus mempunyai obyektivitas dan perspektif yang lebih baik dibandingkan dengan tingkatan yang lain.

Usul anggaran dari berbagai tingkatan kemudian disatukan dan terbentuklah usul anggaran untuk satu organisasi sebagai keseluruhan.  Rencana penganggaran memiliki aktivitas yang sama dengan perencanaan.  Apabila hal ini diterapkan kepada penganggaran, maka urut-urutan aktivitasnya adalah:

a.       Melakukan penelitian

Orang yang akan membuat anggaran harus melakukan penelitian atas fakat-fakta (kenyataan-kenyataan) yang dihadapi oleh satuan pelaksananya.  Sesudah dilakukannya penelitian kemudian dianalisa untuk menemukan fakta yang obyektif dan penting, mana yang merupakan fakta sebab dan mana yang fakta akibat.

b.      Membuat ramalan

Berdasarkan fakta-fakta yang diperoleh dalam penelitian itu kemudian diambil kesimpulan bagaimana kira-kira keadaan di masa yang akan datang.  Peramalan harus dilakukan oleh pihak yang memiliki “insight” (pandangan ke dalam) dan “forsight” (pandangan ke depan) yang jitu.  Peramalan harus didasarkan atas kepantasan dan logika.

c.       Membuat rencana

Menentukan apa yang akan dijalankan dan bagaimanakah menjalankan itu.

Berikut ini beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran:

a.       Asas universalitas

Asas ini menghendaki supaya anggaran itu disusun menurut jumlah bulat atau bruto dari belanja dan pendapatan.

b.      Asas  Keseimbangan

Asas ini menghendaki bahwa belanja yang dilakukan dapat ditutup dengan pendapatan-pendapatan uang yang akan diterima, sehingga tidak muncul ketekoran atau defisit.

c.       Asas Pemerincian Anggaran

Asas ini menghendaki bahwa anggaran harus terperinci susunannya. (Pariata Westra, 1980:23)

              Terdapat empat macam asas pemerincian, yaitu:

a.       Pemerincian menurut fungsinya

Pemerincian ini memiliki arti yaitu bahwa angka-angka anggaran itu harus diperinci menurut fungsi-fungsi yang ada didalam organisasi.   Contohnya yaitu Fungsi produksi, fungsi pembelian atau penjualan dan fungsi personal.

b.      Pemerincian menurut organisasinya

Menurut asas ini dikehendaki angka-angka uang dalam anggaran itu diperinci sesuai dengan siapa (bagian-bagian organisasi) yang akan menggunakan uangnya.

c.       Pemerincian menurut obyeknya

Menurut asas ini anggaran itu disusun terperinci menurut obyek (yang dapat berupa tenaga benda atau alat perlengkapan) yang akan dibiayai.

d.      Program budget atau performance budget

Asas ini muncul dikarenakan tiga asas yang lain bukan merupakan alat yang dapat menjelaskan jasa yang akan dijalankan atau hasil-hasil yang akan dicapai.  Menurut system ini yang diutamakan ialah pemerincian menurut hasil pekerjaan atau jasa yang akan dijalankan, tidak pada benda-benda yang akan dibeli.  Perbedaannya dengan ketiga asas lain yaitu terletak pada teknik metoda dan cara berpikir. (Pariata Westra, 1980:26)

3.      Penetapan anggaran

Pada Negara penetapan anggaran Negara umumnya dilakukan oleh Badan Legislatif (DPR).  Pembuatan usul anggaran umumnya oleh Badan Eksekutif (Pemerintah dalam arti sempit).  Namun DPR diikutsrtakan atau berwenang menetapkan anggaranl, karena is anggaran itu akan menyangkut kepentingan rakyat.

Pada perusahaan perseorangan memang tidak terjadi persoalan yang berwenang menetapkan anggaran.  Namun pada perusahaan yang berbentuk PT, anggaran ditetapan oleh pemegang saham sendiri, atau oleh Dewan Komisaris (sebagai wakil dari pemegang saham)

Pada koperasi di Indonesia, umumnya penetapan anggaran dilakukan oleh anggota koperasi sendiri dalam rapat anggota.

Di dalam pemerintahan, apabila usulan anggaran setelah ditetapkan perperinciannya juga mengikat, selanjutnya disebut penetapan anggaran terperinci, hal ini memang menguntungkan Badan Legislatif atau DPR; karena dapat melakuan pengawasan yang efektif dalam rangka menjamin terlaksananya “public policy” dan mencegah ketekoran atau defisit.  Tetapi menimbulkan kesulitan besar bagi Badan Eksekutif karena sama sekali tidak mempunyai kelonggaran dalam menyesuaikan pelaksanaan anggaran itu dengan keadaan yang dihadapi.

Bentuk penetapan anggaran yang paling baik adalah perperincian pada usul anggaran, tetapi ketetapan anggaran bersifat bulat atau utuh.  (Pariata Westra, 1980:30)

4.      Pelaksanaan anggaran

Setelah anggaran itu ditetapkan dan apabila telah tiba waktunya tahun anggaran atu tahun dinas berlaku, maka anggaran itu mulai dilaksanakan. 

Pelaksanaan anggaran merupakan tugas Badan Eksekutif.  Empat usaha yang harus dijalankan kepala eksekutif yaitu:

a.       Pembentukan sistem penjatahan (Scheduled spending)

Merupakan suatu usaha mengenai pengwasan anggaran yang mempertimbangkan faktor waktu, ke dalam suatu daftar pembelanjaan yang teratur dengan mana Kepala Eksekutif dijamin bahwa rencana kerjanya dijalankan.

b.      Pembukuan

c.       Laporan yang efektif

Kumpulan data pelaksanaan yang akan digunakan dalam anggaran-anggaran berikutnya dan bagi tujuan cost control akan tergantung kepada tingkat keefektifan dari system laporan.  Laporan itu bermanfaat antara lain untuk:

1)      Memberikan data yang tepat untuk membantu tindakan penyesuaian yang dipandang perlu dalam penugasan pegawai

2)      Memberikan informasi bagi peninjauan kembali pelaksanaan “program kerja”, bagi penilaian pekerjaan dan praktik-praktik manajemen, dan bagi penganalisaan status otorisasi, kepegawaian dan lain-lainnya.

d.      Prosedur tentang pengawasan kerja dan ongkos (cost and work control)

Peranan dari prosedur ini didasarkan pada alasan-alasan:

1)      Pekerjaan atau kerja dan ongkos-ongkos harus dikontrol menurut ketentuannya

2)      Hanya dapat dicapai dengan kepemimpinan yang aktif dari kepala-kepala satuan pelaksana. (Pariata Westra, 1980:37)

Pengurusan keuangan Negara sebagai pelaksana anggaran Negara yang harus dijalankan oleh Presiden itu menyangkut dua macam pengurusan,  yaitu:

a.       Administratief Beheer (pengurusan ketatausahaan)

Pengurusan ini meliputi, hak menguasai atau hak mengotorisasi dan hak perintah membayar uang dan menagih uang.

b.      Comptabel Beheer (Pengurusan komptabel)

Pengurusan ini bertalian dengan wewenang menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang Negara.

Yang dapat menjadi seorang bendaharawan atau comptabel yaitu orang dan badan (kas Negara dan Bank Indonesia)

Dari anggaran Negara dapat diketahui rencana kerja apa saja yang akan dibiayai.  Kebutuhan yang mengenai material (proyek-proyek) penyelenggaraannya dapat dilakukan dengan:

a.       Jawatan yang bersangkutan menyelenggarakan sendiri atau

b.      Jawatan menyerahkan dan menyuruh pihak lain untuk menyelenggarakannya. 

Dalam pelaksanaan anggaran dikenal adanya 2 macam prosedur, yaitu beban tetap; bahwa dana anggaran itu tidak boleh digunakan membayar suatu tagihan sebelum tagihan itu dapat dipastikan jumlahnya dan beban sementara; dimana suatu instansi sebelum bekerja (sebelum ada tagihan) sudah dapat menerima uang anggaran lebih dulu, walaupun nantinya harus diimbangi dengan surat pertanggungjawaban.

D.       Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran

Kegiatan pertanggungjawaban berhubungan denan penggunaan keuangan secara sah oleh bendaharawan.  Beberapa kegiatannya ialah:

1.      Pembukuan dan peranannya

Menurut Drs. Soehardi Sigit dalam diktat Ichtisar Elementary Accounting, pembukuan adalah seni dari pencatatan, penggolongan dna peringkasan dengna cara yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidk-tidaknya sebagian bersifat financial dan penafsiran dari hasil-hasilnya.

Definisi yang lain ialah dari Mc. Farlan, Ayars dan Stone yang membatasi accounting sebagai suatu seni tentang pencatatan, penyajian dan penafsiran transaksi-transaksi keuangan dari suatu usaha atau perusahaan secara sistimatik.

Pembukuan merupakan pola perbuatan yang kedua yang harus dilakukan dalam proses admnistrasi keuangan, supaya tercapai hasil yang maksimal secara efisien dalam penggunaan uang untuk membiayai proses penyelenggaraan tujuan.

Dapat disimpulkan bahwa pembukuan (accounting) adalah perbuatan mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Catatan tersebut kemudian digolongkan menurut jenis transaksinya dan kemudian dibuatklah ringkasannya untuk mengetahui jumlahnya.  Dan akhirnya dari ringkasan tersebut ditafsirkan bagaimanakah situasi perusahaan atau usaha dari sudut angka uang tersebut. (Pariata Westra, 1980:50)

              Ciri-ciri suatu sistem pembukuan yang wajar, yaitu:

a.       Penghasilan dan biaya harus difungsionalkan (digolongkan berdasarkan kegiatan) dan dengan demikian memberikan dasar untuk persiapan menetapkan sebelumnya (anggaran belanja) dan untuk mengukur hasil sementara program yang berjalan (pengendalian)

b.      Pembukuan itu harus disusun oleh unit-unti organisasi hingga kepada tingkat masing-masing penyerahan wewenang (pendelegasian kekuasaan) menjadi jelas bagi ketatalaksanaan. 

c.       Sistem pembukuan itu di dalam refleksi pekerjaan-pekerjaannya haruslah bertepatan waktunya dalam hubungannya dengan pembagian dana-dana anggaran belanja. (Dimock, 1992:324)

Pada umumnya disetujui oleh para ahli pembukuan bahwa ketiga syarat ini hanya dapat dipenuhi oleh system akrual (accrual system), sedangkan system tunai tidak dapat memenuhi ketiga syarat tersebut.

Kegunaan pembukuan dalam bidang pemeriksaan keuangan ialah:

a.       Sebagai alat untuk mencegah penyalahgunaan uang

b.      Dapat mencegah pemborosan dan ketidak efisienan dalam pembiayaan

c.       Sebagai alat untuk mencegah ketekoran anggaran

d.      Sebagai alat untuk melakukan repressive verificatie. Catatan-catatan dalam pembukuan itu juga menjadi bukti bahwa Badan Eksekutif telah melaksanakan rencana kerja yang telah ditetapkan dalam anggaran.

e.       Untuk melengkapi ketatalaksanaan dengan alat-alat untuk menjalankan pengawasan intern

f.       Untuk memberi laporan kepada atasan-atasannya

Akuntan adalah orang yang mampu melakukan accounting atau  auditing (pemeriksaan accounting) sering dibedakan antara:

a.       Akuntan partikelir, akuntan yang dipekerjakan dalam perusahaan partikelir

b.      Akuntan umum, akuntan yang bekerja untuk siapa saja dengan membayar uang jasa

c.       Akuntan umum berijazah, seorang akuntan umum yang lulusan Universitas. (Pariata Westra, 1980:52)

2.      Tatabuku

Tata buku merupakan pencatatan yang sistematik dari transaksi keuangan dalam angka uang.  Dalam praktik dikenal 3 macam tata buku yaitu:

a.       Tatabuku tunggal

b.      Tatabuku berpasangan

Tatabuku tunggal dan berpasangan banyak digunakan dalam perusahaan-perusahaan

c.       Tatabuku kameral

Tata buku ini umumnya digunakan oleh pemerintah atau organisasi-organisasi bukan pemerintah. (Pariata Westra, 1980:53)

3.      Bagian-bagian organisasi yang bertugas menyelenggarakan pembukuan

Pembukuan harus disentralisasikan, dibawah pimpinan seorang pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan terhadap pengawasan semua rekening-rekening dan atas penyiapan dan pengeluaran laporan keuangan.  Sistem sentralisasi sangat berguna, karena:

a.       Memusatkan pertanggungjawaban dan membentuk alat pengawasan yang teguh atas administrasikeangan

b.      Menambah efisiensi penggunaan pegawai dan alat perlengkapan pembukuan

c.       Melancarkan ketepatan dalam laporan keuangan (Pariata Westra, 1980:54)

Sistem desentralisasi memiliki akibat-akibat sebaliknya, yakni pemencaran tanggung jawab, melemahkan “executive control”, menyulitkan analisa dan laporan keuangan.

4.      Cash system dan accrual system

Cash system (sistem kas), bahwa transaksi keuangan yang dibukukan berdasarkan pada peristiwa kas, artinya berdasarkan uang yang diterima oleh dan dibayarkan dari kas.  Dengan menggunakan system ini memang sukar memperoleh pengertian berapa jumlah uang di dalam kas yang sepenuhnya masih menjadi milik organisasi.

Accrual system (sistem transaksi), bahwa transakasi keuangan yang dibukukan ialah berdasarkan atas mulai berlakunya transaksi itu, yang nantinya dapat mengakibatkan kewajiban membayar sejumlah uang atau hak menerima sejumlah uang.  Walaupun uang tersebut diterima seluruhnya atau sebagian.  Kelemahan pada cash system tidak terdapat pada pembukuan accrual system. (Pariata Westra, 1980:55)

5.      Pertanggungjawaban bulanan

Setiap bendaharawan berkewajiban menyampaikan Surat Pertanggungjawaban bulanan pada pihak yang mengeluarkan atau menyediakan dana.  Penyampaian pertanggungjawaban seperti itu dimaksudkan untuk melaksanakan pengawasan tidak langsung terhadap penggunaan dana atau keuangan Negara atau daerah.  Surat ini juga harus disampaikan setelah kegiatan selesai dan seluruh dana telah dibayarkan, yang membebaskan bendaharawan membuat pertanggungjawaban bulanan. (Hadari Nawawi, 1994:169)

6.      Kontrol keuangan

Kegiatan kontrol dalam pengelolaan dan penatausahaan keuangan, dapat dilakukan pada saat kegiatan sedang dilaksanakan atau setelah kegiatan berakhir. Kontrol atasan langsung atau pimpinan proyek bagi dana pembangunan pada tahap paling awal harus dilakukan secara terus menerus (berkesinambungan).  Kontrol tersebut dilakukan dengan cara memeriksa pembukuan yang harus ditutup setiap bulan, dengan cara ikut menandatanganinya.   Kontrol ini pada dasarnya merupakan pelaksanaan pengawasan intern dalam bentuk pengawasan melekat.  Kontrol keuangan juga dapat dilakukan oleh pihak ekstern seperti Badan Pemeriksa Keuangan dan Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan. (Hadari Nawawi, 1994:170)

E.        Pemeriksaan Keuangan (Auditing)

1.      Definisi pemeriksaan keuangan

Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan efisien.

Auditing dibedakan menjadi dua yaitu:

a.       Pre audit (internal audit)

Pemeriksaan itu dilakukan sebelum terjadi pembayaran atas transaksi keuangan. Tujuannya adalah menjamin bahwa anggaran itu dilaksanakan sesuai dengan ketentuannya dan mencegah jangan sampai timbul ketekoran baik pada anggaran keseluruhannya maupun bagian-bagiannya.

Alat-alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan pemeriksaan yang bersifat pre audit antara lain:

1)      Sistem penjatahan (allotment system)

Jumlah uang yang telah ditetapkan dalam anggaran utnutk pembiayaan suatu rencana kerja suatu bagian organisasi diberikan sebagian demi sebagian dengan berpedoman kepada waktu urgensinya.

2)      Penentuan satuan ongkos (unit cost)

Tiap-tiap jasa, aktivitas dan proyek selain mempunyai biaya sendiri menurut ketetapan dalam anggaran tetapi juga ditentukan satuan-satuannya, sekaligus diikuti penentuan satuan-satuan ongkosnya.

Pre audit merupakan tugas Pelaksana Anggaran semua tingkatan, baik atas, menengah maupun bawah.

b.      Post audit (external audit)

Pemeriksaaan keuangan yang dilakukan setelah transaksi keuangan diselesaikan dan telah dibukukan. Tujuannya adalah:

1)      Legality (sahnya) dari transaksi-transaksi keuangan

2)      Accuracy (ketelitian) dari pembukuan dan bukti-buktinya

3)      Accountability (pertanggungjawaban keuangan) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan.

4)      Memeriksa pengimplementasian prinsip-prinsip pembukuan yang telah ditetapkan. (Pariata Westra, 1980:58)

Post audit merupakan tugas yang dilakukan oleh pemerintah/Presiden melalui aparat-aparatnya dan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BEPEKA).  Obyek pemeriksaan BEPEKA ialah tanggung jawab tentang keuangan Negara atau pemerintah menggunakan uang belanja.

2.      Pemeriksaan keuangan negara

Agar pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuannya dan tidak timbul ketekoran baik pada anggaran organisasi sebagai keseluruhan maupun anggaran bagian-bagiannya, sebelum uang itu dikeluarkan atau diterima, maka dilakukan pengawasan.  Pengawasan tersebut dinamakan “preventieve begrootings bewaking” (penjagaan anggaran terlebih dahulu).  Dengan rumusan yang lain dinyatakan bahwa pre audit demikian ini dimaksudkan:

a.       Dari segi maksudnya (dfoelmatigheidnya) diharapkan pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau maksud-maksudnya

b.      Dari segi sahnya pengeluaran uang (rachmatigheidnya) apakah tuntutan uang itu sebagai realisasi anggaran ada dasar hukunya dan akpakah tanda-tanda bukti yang diperluakan dibuat dengan sesungguhnya dan bukti-bukti mempunyai kekuatan hukum yang cukup

c.       Dari segi teknis anggarannya, (hegrootings technis) apakah pengeluaran dan penerimaan uang itu disediakan mata anggarannya dan termasuk dalam tahun dinas itu.

Ukuran pemeriksaan ialah apakah cara Pemerintah menggunakan uang belanja telah sepadan dengan persetujuan DPR.  Untuk menjamin sah dan efisiensi penggunaan uang Negara, frekuensi pemeriksaan keuangan baik pre audit maupun post audit harus ditingkatkan. (Pariata Westra, 1980:60)

Perlu adanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pemeriksaan keuangan dari semua aparat pemeriksaan keuangan, sehingga timbul efektivitas dan efisiensi pemeriksaan keuangan; disamping tidak merepotkan aparat pelaksana anggaran dalam melakukan tugasnya melaksanakan anggaran.

F.        Pembelian dan Persediaan

Pembelian atau usaha memperoleh adalah bagian dari fungsi persediaan yang meliputi spesifikasi, ketatalaksanaan lalu lintas, inspeksi, identifikasi milik, penyimpanan serta pengeluaran dan penggunaan milik dan juga menimbulkan masalah kebijaksanaan yang penting.  Administrasi pembelian haruslah atas dasar cukup luas untuk mengambil keuntungan dari potongan (reduksi) dan harga-harga borongan, menyimpan pembukuan yang cukup dan memiliki daftar barang secara terperinci berikut perkiraan harganya, mengusahakan penyimpanan yang memuaskan dan fasilitas pengangkutan dan juga hendaknya cepat dan tidak kaku. (Dimock, 1992:330)

BAB III

PENUTUP

A.       Kesimpulan

Dari keseluruhan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa proses administrasi memerlukan faktor uang, disamping faktor manusia dan faktor benda, sehingga lahirlah administrasi keuangan. Tujuan dari administrasi keuangan adalah kegiatan atau aktivitas keuangan yang sah dan efisien.  Tiga langkah utama yang merupakan proses administrasi keuangan adalah penganggaran (budgeting), akunting (accounting) dan pemeriksaan (auditing).

Semua unsur administrasi keuangan erat terjalin. Membuat anggaran berarti membuat rencana, menetukan lebih dulu apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.  Dengan adanya anggaran itu terhindarlah pemborosan uang, terciptalah pedoman penggunaan uang, dengan harapan hasil yang maksimal. Pembukuan (accounting) adalah perbuatan mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Pembukuan berfungsi sebagai alat untuk mencegah penyalahgunaan uang, melengkapi ketatalaksanaan dengan alat-alat untuk menjalankan pengawasan intern,dan memberikan laporan kepada atasan-atasannya.

Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan efisien.  Pemeriksaan keuangan dibedakan menjadi dua, yaitu pre audit dan post audit.  Pembelian atau usaha memperoleh adalah bagian yang luas dari fungsi persediaan dan juga menimbulkan masalah kebijaksanaan yang penting.

B.        Saran

Dengan perkembangan organisasi yang semakin pesat, diharapkan adanya penatausahaan yang baik dan benar dalam pengelolaan keuangan organisasi, sehingga tidak akan timbul berbagai masalah yang berdampak mempersulit proses pengendalian kerja sama untuk mencapai tujuannya.  Masalah-masalah akan muncul dan berkembang di dalam organisasi, karena keuangan merupakan fakor yang sensitive, bila pengelolaannya cenderung merugikan organisasi.

Daftar Pustaka

Pariata westra. (1980). Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta:  Balai Pembina Administrasi Akademi Administrasi.

Dimock. (1994). Administrasi Negara. Jakarta: Rineka Cipta.

Hadari Nawawi, Martini Hadari. (1992). Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.