Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia Organisasi

PENGORGANISASIAN DAN PENYUSUNAN

PERSONALIA ORGANISASI

 

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum.  Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional.  Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.  Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja.

A.          Pengertian Pengorganisasian

Istilah pengorganisasian dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal sebagai berikut:

1.         Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku dan tenaga kerja organisasi.

2.         Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.         Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan

4.         Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan utnuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Proses pengorganisasian ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur, yaitu:

1.         Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.         Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3.         Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis

B.           Stuktur Organisasi

Struktur organsasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.  Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi, adalah:

1.         Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya

2.         Teknologi yang digunakan

3.         Anggota karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.         Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi:

1.         Spesialisasi kegiatan          

2.         Standardisasi kegiatan

3.         Koordinasi kegiatan

4.         Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.         Ukuran satuan kerja

C.          Pembagian Kerja

Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.  Pembagian kerja bermanfaat untuk mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Namun, pembagian kerja juga dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidakefisienan dan bukan efisiensi.

D.          Bagan Organisasi Formal

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu:

1.         Pembagian kerja

2.         Manajer dan bawahan atau rantai perintah

3.         Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.         Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5.         Tingkatan manajemen.

Keuntungan dari bagan organisasi, yaitu:

1.         Karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisai disusun

2.         Bagi manajer, bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang itu dapat ditemukan.

3.         Manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi

Kekurangan dari bagan organisasi, adalah:

1.         Masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan oleh bagan

2.         Tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial

3.         Tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk-bentuk bagan organisasi, menurut Henry G. Hodges:

1.         Bentuk piramid

2.         Bentuk vertikal

3.         Bentuk horizontal

4.         Bentuk lingkaran

Bentuk bagan organisasi yang sering digunakan adalah bentuk piramid, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.  Sedangkan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

E.           Departementalisasi

Departementalisasi meupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

Bentuk-bentuk departementalisasi adalah atas dasar:  1. fungsi; 2. produk atau jasa; 3. Wilayah; 4. Langganan; 5. Proses atau peralatan; 6. Waktu; 7. Pelayanan;                                      8. Alpha-numerical; 9. Proyek dan Matriks

1.         Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Kelemahannya adalah  bahwa struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan yang lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2.         Departementalisasi Divisional

Departementalisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar:

a.       Produk

Divisionalisasi produk adalah pola logic yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pembrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

b.      Wilayah

Merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisai menjalankan usahanya.

c.       Langganan

Departementalisasi langganan adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu

d.      Proses atau peralatan

Departementalisasi proses atau peralatanadalah pengelompokan kegiatan-kegatan atas dasar proses atau peralatan produksi. 

Kebaikan struktur organisasi divisional:

a.       Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

b.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

c.       Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

d.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

e.       Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic

f.       Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja

g.      Membebaskan kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategic lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

Kelemahan struktur organisasi divisional:

a.       Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional”

b.      Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi

c.       Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan

d.      Menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi

e.       Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

3.         Organisasi Proyek dan Matriks

Struktur proyek dan matriks bermaksud utnuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya. 

a.       Struktur organisasi proyek.  Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus.  Bila proyek telah selesai, tim dibubarkan dan anggota tim kembali ke departemen fungsional asalnya, sampai ada proyek baru.

b.      Struktur organisasi matriks.  Memiliki satu perbedaan pokok dengan departementalisasi proyek.  Dalam struktur ini, para karyawan memiliki dua atasan, sehingga mereka berada di bawah dua wewenang.

Kebaikan organisasi matriks:

1)         Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional

2)         Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic

3)         Melibatkan, memotivasi, dan menantang karyawan serta memperluas pandangan menajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan.

4)         Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.

5)         Menstimulasi kerjasama antar displin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi-proyek.

6)         Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi matriks:

1)         Pertanggungjawaban ganda dapat menimbulkan kebingungan dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2)         Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical

3)         Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi

4)         Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan

5)         Mengandung risiko timbulnya peranan anarki

6)         Sangat mahal untuk diimplementasikan

F.           Kelompok-kelompok Kerja Formal Organisasi

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompokj kerja formal, yaitu:

1.         Kesatuan tugas khusus (task forces). 

Dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus

2.         Panitia. 

Pertama, panitia tetap, bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi. 

Kedua, panitia ad hoc, mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap. Tujuan manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.

3.         Dewan dan komisi.

Dewan dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta.

Komisi, biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislative, atau pengaturan.

Kegunaan panitia:

a.          Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik

b.         Meningkatkan penerimaan

c.          Memperbaiki koordinasi

d.         Tempat latihan bagi manajer

e.          Penyebaran kekuasaan

f.          Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan

Kerugian panitia:

a.          Pemborosan waktu dan uang

b.         Dominasi individu

c.          Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu

d.         Kurangnya tanggung jawab

G.          Organisasi Informal

Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi dan dapat lebih berpengaruh dibanding hubungan-hubungan formal seperti yang ditunjukkan pada bagan organisasi.  Menurut Argyris, empat bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda:

1.         Hubungan-hubungan antar pribadi

Hubungan di antara orang-orang pada organisasi formal digambarkan dengan jelas, sedangkan pada hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2.         Kepemimpinan

Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal

3.         Pengendalian perilaku

Organisasi informal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan hubungan informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan

4.         Ketergantungan

Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan lebih tergantung daripada para anggota suatu kelompok informal

Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi (human needs) yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal.

Kelompok-kelompok informal melaksanakan fungsi-fungsi:

a.          Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma dan nilai sosial-budaya

b.         Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer

c.          Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan

d.         Memberikan kepuasan dan status sosial kepada para anggota

Masalah-masalah yang diciptakan oleh kelompok informal antara lain adalah bahwa kelompok informal menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan, menghidupkan dan menyebarkan desas-desus, dan mengembangkan keseragaman diantara para anggota, termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.

Sikap manajemen yang paling baik adalah memahami, mencari persesuaian dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok informal.